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ユースケース 活用事例
UNIVERGE BLUE（ユニバージュ ブルー）業務DX
UNIVERGE BLUEで業務を効率化する活用事例を掲載しています。
- 組織改編や人事異動によって設定の変更が必要になっても、即時対応できないことがありますよね
- 長電話をしていると、序盤の会話内容があいまいに…
- オペレーターの業務をどのように サポートしたらよいのかわからない
- オペレーターの現在の状況がわからない、人員配置が適切かどうか判断できない
- オフィスへの着信はオフィスにいる従業員が取るしかないので、テレワークができない
- テレワークしたくても、会社支給の携帯がない
- 携帯番号をお客さまに知られてしまう
- 電話に相手が出なければ、業務が止まってしまう
- 電話をかけるとき、電話帳を開いて検索をする操作って面倒
- 会議室はいつも満室で使いたいときに使えない
- 資料を見たいけど、パソコンを持ち運ぶのは重い
- 持ち回りで資料共有するときに、手間取る時間がもったいない
- 資料共有は文字が小さくて読めない
- PPAPの利用を禁止する企業が増えてますが、ファイルをどうやって送りますか？
- ファイルをセキュアに保管したいけど、セキュリティ対策って難しい印象がありますよね
組織改編や人事異動によって設定の変更が必要になっても、即時対応できないことがありますよね
組織改編や社員の入退職によって、人員が変更されるたびに、電話設備の設定変更が必要になることありますよね。その都度、業者に依頼する場合、人事異動が重なる繁忙期は時間がかかることもあり、対応が遅れる場合があります。
フルクラウド
フルクラウドなら、Webで設定変更がお手軽に行えます！
フルクラウドなら、Web上から一元管理できるため、管理者が設定の変更をリアルタイムに行うことができます。また、代表番号の設定やユーザ追加・削除などをリモートから実施することも可能です。
長電話をしていると、序盤の会話内容があいまいに…
外出中に着信があり、電話応対をしていると外部の騒音などによって相手の発言を聞き逃したり、会話内容をメモできなかったりすることありますよね。長時間電話をしていると、はじめの会話内容はあいまいになりがちです…。
フルクラウド
フルクラウドなら、手動/全自動で通話録音ができます！ 通話内容はWeb上で確認できます
フルクラウドなら、手動または全自動で通話を録音することができます。録音した音声ファイルはWebの設定画面で聴取したり、指定したメールアドレスに送信することができます。これにより、通話の内容を後で振り返ることが可能です。
オペレーターの業務をどのように サポートしたらよいのかわからない
オペレーターの電話応対業務をサポートしたいけど、どのようなツールを使えばよいのかわからない。コールセンター向けのツールは価格が高いイメージがあり、導入検討が進まない。
フルクラウド
フルクラウドなら、電話応対を支援する機能があるので、オペレーターも安心ですね！
フルクラウドなら、オペレーターの電話応対を支援する機能（モニタリング／ウィスパリング／割り込み）やCRMなどとのAPI連携ができるので、コールセンターとして利用することも可能です。
オペレーターの現在の状況がわからない、人員配置が適切かどうか判断できない
コールセンターにかかってくる着信数は時期や時間帯によって変化しますが、その変化に合わせて適切にオペレーターを配置するのは難しいですよね。
フルクラウド
オペレーターの現在の状況や統計情報を確認できるので、人員配置の検討に役立てることができます
フルクラウドなら、オペレーターのステータスや通話状況をリアルタイムに確認できます。また、統計情報のレポートを出力することができるので、人員配置の検討にも役立てることができます。
オフィスへの着信はオフィスにいる従業員が取るしかないので、テレワークができない
コールセンターにかかってくる着信数は時期や時間帯によって変化しますが、その変化に合わせて、適切にオペレーターを配置するのは難しいですよね。
フルクラウドハイブリッド
UNIVERGE BLUEなら、オフィス宛ての代表着信をPCやスマホで応答できます
UNIVERGE BLUEなら、オフィス宛ての代表着信電話を会社以外の場所からパソコンやスマホで応答することができます。これなら電話応対のためだけに出社する必要がなくなりますね。
※ オンプレ装置とのSIP接続時。
テレワークしたくても、会社支給の携帯がない
営業職の従業員以外は会社支給のスマホはなく、テレワーク時は個人携帯を使うしかない、という状況ではありませんか？ 個人携帯を使うには躊躇いがありますし、もちろん個人携帯ではオフィス宛ての着信に応答できませんよね。
フルクラウドハイブリッド
UNIVERGE BLUEなら、PCだけでオフィスの代表電話に対応できます
スマホがなくてもパソコンにあらかじめUNIVERGE BLUE CONNECTアプリをインストールしておけば、ソフトフォンのような使い方ができます。スマホを持っていない従業員でも、PCだけでテレワーク時のコミュニケーションが可能です。
※ オンプレ装置とのSIP接続時。
携帯番号をお客さまに知られてしまう
私有のスマホを業務で使っているなら、携帯番号はできるだけ外部に教えたくないですよね。かといって非通知で電話をかけるわけにもいきませんし、“事務所に帰ってから電話をしよう”。これでは生産性はあがりません。
フルクラウドハイブリッド
スマホからオフィスの電話番号でお客さまへ発信
UNIVERGE BLUEなら、オフィスの電話回線をつかってスマホから発信でき、表示される通知番号は会社の番号です。個人の携帯番号を使わないので、気兼ねなく、お客さまや取引先に電話をかけることができます。
※ オンプレ装置とのSIP接続時。
電話に相手が出なければ、業務が止まってしまう
電話をかけたのに、相手が電話に出ないことってよくありますよね。電話で話ができなければその仕事が一向に進みませんし、そもそもこの時間がムダになっていると思いませんか？
フルクラウドハイブリッド
相手のプレゼンス状態を表示されるので今連絡がつく人がひと目でわかる
UNIVERGE BLUEなら、社内メンバーの状態をひと目で確認できるので、相手に合わせたコンタクト手段（電話/メール/チャット）を選択できます。また、今誰なら繋がるのかがすぐにわかるので、電話をかけようとした相手が忙しそうでも、代わりの人が見つかるかもしれません。
電話をかけるとき、電話帳を開いて検索をする操作って面倒
電話をかけようとするとき、まず操作するのが「電話帳」ですよね。そこから名前を入力して選択してようやく発信できます。当たり前だと思っているその操作、よく考えると面倒だと思いませんか？
フルクラウドハイブリッド
相手のプレゼンスを確認して、そのままクリックするだけで発信できる
UNIVERGE BLUEなら、電話帳や検索画面を開く必要はありません。プレゼンス画面やチャットの画面からワンクリックのカンタン操作で発信できるので、効率的です。
会議室はいつも満室で使いたいときに使えない
会議室は多人数で使う以外に、チームのミーティングや、ちょっとした相談をしたいとき、部下と面談したいときなど、さまざまなシーンで使いたくなります。ただ、会議室がいつも満室で予定の調整が面倒なんてことありますよね。
フルクラウドハイブリッド
場所を問わずWeb会議ができるので、面倒な会議室の予約は必要ありません
UNIVERGE BLUEなら、Web会議をスムーズに始められます。場所を問わずどこでもできるので、会議室の空き状況を気にする必要もありません。それに、面談や相談事など人にあまり聞かれたくないようなシーンでも大活躍します。
資料を見たいけど、パソコンを持ち運ぶのは重い
提案書、マニュアル、見積書など。外出中でもいろいろなファイルを確認することありますよね。そのためだけにパソコンを持ち出している方は多いと思いますが、重たいしかさばるし、何よりセキュリティリスクも高まります。
フルクラウドハイブリッド
場所を問わず、スマホからでも資料を確認することができます
UNIVERGE BLUEなら、スマホアプリから必要なファイルにアクセスできます。外出時に毎回パソコンを持ち運ばなくても、さっと手軽に資料の確認ができます。もちろんファイルはすべてクラウドで最新の状態です。
持ち回りで資料共有するときに、手間取る時間がもったいない
各自順番に発表する会議で、資料投影や切り替えに手間取る場面を経験したことはありませんか？ 投影している人が共有停止しないと、資料が共有できない。また、そのやり取りの蓄積で無駄に会議時間が長引いて、イライラすることありますよね。
フルクラウドハイブリッド
複数の資料を同時に共有でき、視聴者側で見たい資料を選択できます
複数人が同時に資料共有できるので、切替の際に共有停止待ちしなくても、自分のタイミングで資料共有可能です。同時に複数の資料共有が可能で、見たい資料だけを視聴者側がクリックで選択できます。これで資料切替のイライラも軽減できます。
資料共有は文字が小さくて読めない
せっかく資料共有してもらっても、見たい部分の文字が小さくて、ノートPCの画面では読めない。資料共有者へ「画面大きくして」とか「プレゼンモードで表示して」など、毎回お願いするのも面倒だな、と思ったことありますよね。
フルクラウドハイブリッド
視聴者側で資料の一部を拡大表示できます
視聴者側が気になる部分をドラッグして範囲指定すると、その部分が拡大表示されます。資料共有者に画面拡大やプレゼンモードへの変更指示をせずにすみますので、会議進行もスピーディ・スムーズになります。
PPAPの利用を禁止する企業が増えてますが、ファイルをどうやって送りますか？
2020年、中央省庁もPPAPを全面廃止しています。暗号化されていてはウィルス感染したファイルをシステムでは検出できません。ファイルを誤送信してしまうと、ZIPファイルもパスワードも送信された後では、取り消すことはできません。
- ※PPAP：パスワード設定したZIPファイルをメールで送信し、パスワードを別メールで送るというファイル共有の方法のこと
フルクラウドハイブリッド
ファイル共有にはクラウド利用が安全です！
クラウド上でファイルを共有することができます。システムから送付先にファイルのリンクURLが送付され、パスワードは別の手段で送付先に連絡すれば異なる通信網で相手に情報が届くの盗聴リスクも軽減できます。アクセス期限も設定できます。共有ファイルの誤りに気づいたらダウンロード前に修正が可能です。
ファイルをセキュアに保管したいけど、セキュリティ対策って難しい印象がありますよね
PCやファイルサーバーに暗号化していないファイルを保管していると、セキュリティ面でさまざまなリスクがあります。企業秘密や顧客情報などのファイルが外部に漏えいしてしまうと社会的な信用を失うだけではなく、損害賠償の請求を受ける可能性もあります。
フルクラウドハイブリッド
暗号化＆ウィルススキャンによるセキュリティ対策はクラウド利用が便利です！
フルクラウドなら、ファイル保存時にバックアップだけでなく暗号化やウィルスチェックも自動で実施しているので、安全にファイルを保管することができます。また、バックアップの履歴から復元も容易にできるので、ランサムウェアの被害を防ぐための対策としても有効です。
