知ってた？社員証を使うメリット4つをご紹介 : ITがもっと身近に感じる情報コラム

サイト内の現在位置

2022年11月17日　入退管理コラム

昨今、社員証を導入する企業が増えています。オフィス街では首から社員証を下げて歩いている人をよく見かけますよね。一般的になりつつある社員証（職員証）ですが、じつは社員証にはいろいろな意味があって企業は導入しているんです。

今回のコラムでは、社員証を使うメリットについて、知っているとちょっと役立つ情報をお話しします。

社員証が愛社精神につながる?! 意外な効果

社員証には自分の名前とともに会社名が記載されています。当たり前のようですが、それを身に着けることで“その会社の一員である”という意識が高まり、社員が会社に対して愛着心を持つことにつながります。

最近は「社員のエンゲージメント」を重要な指標ととらえる企業が増えています。若い社員の職業に対する考え方の多様化や少子化に伴う労働者数の減少などの背景から、企業は雇用確保のために社員のエンゲージメントを高め、優秀な社員が長く働き続けられる対策が必要になっています。

その対策として、テレワークやハイブリッドワークといった多様な働き方への対応も重要ですが、社員証を持つことが社員のエンゲージメントを向上させるひとつの策になります。

ICカードの社員証を使う4つのメリット

社員のエンゲージメントを向上できる社員証ですが、社員証を使う主なメリットは4つあります。

ポイントは、「社員証をICカードにすること」です。

ICカードの社員証は入退管理システムと連携することで、オフィス入口のセキュリティ対策はもちろん、感染症対策、災害対策、働き方の改善にもなるんです。

［1］オフィス出入口のセキュリティを向上できる

会社のエントランスでは、ICカード社員証を所定の箇所にかざすだけで入場または退場ができます。

ICカード社員証で認証ができないとオフィスのドアが開かないので、セキュリティ面で安心です。オフィスの入り口を毎回施錠するのが面倒くさいといった理由で開けっ放しにしている企業もまだ多いと思いますが、これなら手間がかかりませんよね。また、鍵の紛失リスクや、鍵の受け渡しといった運用面の課題も一気に解決できます。

さらに、機密情報を管理するサーバ室といった厳密なセキュリティが必要な場所では、セキュリティレベルに応じて入退室できる人を制限することもできます。

入退場の記録も取れるので、台帳への記入といったことをしなくても、あとから入退ログを確認できる点も大きなメリットです。

［2］密を回避できるので感染症対策になる

最近は感染症対策として「人と接触しない」という対策は徐々に緩和されてきました。とはいえ、今後も基本的な感染症対策は必要で、密は回避した方が良いことに変わりはありません。

入退管理システムの機能の1つに「在室管理」があります。これはいま「誰が」「どこに」いるのかを知る機能です。これを使えば、人の集まり度合いがわかるので、会議室や社員食堂の混雑具合を確認し、人数調整できるようになります。混雑を回避することで感染症になるリスクを低減できますよね。また、在室ログや同室ログを取得できるので、もし万が一感染者が発生してもあとから在室経路などを確認することもできます。

［3］被災時の安否確認に役立つ

東日本大震災から10年以上が過ぎようとしていますが、新たな脅威である南海トラフ大地震は高確率で起こるともいわれています。

もしオフィスワーク中に、そのような大規模災害が起きてしまったら？

まずは安全なところへ避難ですよね。命を守る行動が最優先されます。じつはその次に大切なのは、社員が無事なのか「点呼」をして確認することです。

入退管理システムと安否システムを連携させれば、自動で点呼リストを作成・更新するので、いざというときに専用のPC（またはタブレット）を持ち出すだけで社員の点呼を取ることができます。もしもに備えておけば安心ですし、企業のBCP対策として必要です。

［4］長時間労働を減らすのに役立つ

2019年からスタートした働き方改革関連法の改正で、時間外労働の上限が設けられ、守られなければ企業に法的な処置が科せられることになりました。

その背景は社員の長時間労働によるメンタルヘルスへの悪影響、仕事と家庭の両立困難などがあげられます。一方で企業側にも残業代増加による人件費負担増加、社員の長期休職や離職に伴う社員の減少などのリスクがあります。

そういった状況を変えていくために、まずは勤怠管理システムの導入を始めた企業もあるでしょう。しかし、PCやスマートフォンから個人で勤務時間を入力するスタイルでは正確さを欠き、せっかく勤怠システムを導入しても正確に勤務時間を把握することは難しいといえます。

入退管理システムと勤怠システムを連携させたICカード社員証を使えば、正確な勤怠情報を管理できるようになります。社員一人一人の正確な労働時間がわかれば、適切な業務配分や状況に応じて協力し合うなどの対応ができ、長時間労働の抑制につながるでしょう。

ICカード社員証の導入を検討中なら、NECプラットフォームズにご相談ください

ICカード社員証を使うメリットを4つ紹介しましたが、いかがでしたか？

ICカードの社員証は、セキュリティ対策や感染症対策、災害対策、働き方改善になる以外にも、ドキュメント管理や社員食堂決済などオフィス内のさまざまなシーンで役立ちます。

NECプラットフォームズでは、ICカードを使った入退管理システム「SecureFrontia X（セキュアフロンティアエックス）」で、より安全なオフィスを、そしてより効率的な働き方を提供します。

「ICカードの社員証を使った運用をしたい」「オフィスの出入口のセキュリティ対策をしたい」「長時間労働を改善する方法を探している」「感染症対策、災害対策の方法を探している」などお悩みの方は、ぜひお気軽にお問い合わせください。