安否確認を入退管理システムで行う方法とは : ITがもっと身近に感じる情報コラム

サイト内の現在位置

2019年8月22日　入退管理コラム

現在ご検討中、またはご利用中の“入退管理システム”を、ただ人の出入りを管理するだけでなく、「BCP対策」に役立てませんか？

地震や豪雨、避けられない自然災害に対して、どのような準備をしていますか。

甚大な損害を受けてしまうと操業率は大きく落ち込み、事業の復旧が遅れてしまうと最悪廃業に追い込まれてしまう可能性もあります。

そうならないために、「BCP（事業継続計画）」の策定がすべての企業に必要不可欠です。

いうまでもなく、従業員の安全確保は企業の社会的責任であり、さらに事業の復旧や継続には従業員の存在は欠かすことはできません。そのため、災害直後の対応として従業員の安全確認を最優先で行うことが求められます。この「安否確認」は、BCP対策の中でも特に重要な項目なのです。

では、安否確認はどのように行うのでしょう。災害時は「勤務時間内」「勤務時間外」、敷地内に「いる」「いない」など、さまざまな状況があります。これに応じて確認方法が異なってきます。

勤務時間外や外出時の従業員の安否確認を行うには、スマートフォンを利用した安否確認システムを導入したり、連絡網などで電話や携帯のメールを活用するといった方法があります。

しかし、大規模災害時には通信障害によっては連絡や確認が長期間できなくなる可能性もあるため、複数の通信手段を検討しておく方が安心です。

一方、敷地内においては、会社として安全配慮義務が生じることもあり、より迅速かつ正確に安否確認を行うことが求められます。しかしながら、スマートフォンを利用した安否確認システムや、従業員の記憶に頼った点呼だけでは不安が残ります。

そこで、人の出入りを管理する入退管理システムを利用すれば「いま誰が中にいるのか」といった情報が一目でわかるので、会社内における従業員の安否確認を正確かつ迅速に行うことができます。

被災時に点呼する時のことを想像してみてください。そもそも誰が対象者なのか、何人いれば問題がないのか、キチンと把握できているのでしょうか。

仮に、点呼用に対象者のリストを作成しておいたとしても、外出や休暇などがリストに反映されていなければ、正確な安否確認はできません。そして、外出や休暇などを反映したリストを更新し続けるのは、なかなか現実的ではありません。

入退管理システムを活用した安否確認を行うことで、敷地内にいた人のリストをPCやタブレットに表示させることができるので、迅速かつ正確な点呼が行えます。点呼で確認がとれない人は被災前の最終通行履歴を確認することで、建物内のどこに取り残されているのかの予測を立てることができます。

このように入退管理システムは、日常の人の出入りを管理するだけでなく、災害時の安否確認にも大きく貢献します。

BCPの策定はすでに大企業の約60%、中小企業の約30%で実施しているといわれていますが、地震・大雨・暴風などによる河川の氾濫や土砂崩れ、建物の倒壊など、昨今の異常気象によりその重要性はさらに高まっていくと考えられます。

それに伴い、企業へ求められるBCPの策定のガイドラインや安全配慮義務も、より多くのことを注意・検討していく必要があるでしょう。

いま一度、BCPの策定と共に、入退管理システムを見直してみてはいかがでしょうか。