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テレワークをする女性テレワークをする女性

2021年 4月22日 入退管理コラム動画

テレワークの推進で見落としがちな災害対策

新しい働き方の中に潜むリスク

緊急事態宣言の発令に関わらず、在宅勤務を継続している企業が増えてきています。この背景には、感染防止対策と働き方改革推進があり、この社会的な動きは今後も加速すると見られています。

しかし、テレワーク導入を検討する際、ついついコミュニケーションや業務管理ばかりに目が行ってしまうのですが、そこには落とし穴があります。

今回は、テレワークを推進する上で見落としがちだけど実は重要な、“安否確認” “在場確認”といった「災害対策」についてお話しします。

テレワークをする女性
テレワークをする女性

フリーアドレス化が進むオフィス

テレワークの推進は感染拡大防止に貢献できるだけでなく、これまでかかっていたオフィスの賃料や光熱費などの固定費を削減できることも大きなメリットです。

とはいえ、「どうしても出社が必要な業務がある」「シェアオフィスでは会議や電話が難しい」など、オフィスを完全になくすことまでは難しいのが現状です。

そのためテレワークを推進する企業では、オフィスを縮小しながら自由な席で働ける「フリーアドレス化」を進めていて、テレワーク+フリーアドレスオフィスの環境を整える動きが活発になっています。

無人の会議室
無人の会議室

メンバーがどこにいるかわからない中で災害が起こったら

テレワーク+フリーアドレスオフィスの環境によって、場所に囚われることなく働けることはメリットですが、裏を返せばメンバーがどこで働いているのかがわかりにくい、ということになります。

このような中で災害が発生したらどうなるでしょう。

災害発生後、避難場所で安否確認の点呼を行いますが、そもそもオフィスにどのメンバーがいたのか判断ができません。つまり逃げ遅れた可能性のあるメンバーの特定ができないのです。

メールや電話で確認しようとしても、大規模災害の場合、そもそも電話やメールが使えない可能性もあります。

このように安否確認は、救助や復旧などの次の段階にスムーズに移行するために非常に重要で、テレワークやフリーアドレスオフィスの環境を整える際は、それらも含めた検討が必要です。

消防士
消防士

入退管理システム「SecureFrontia X」でできること

災害発生時、オフィスに社員が「いる」「いない」を確認する方法として、オフィスの入退情報を活用した『安否確認システム』が有効です。

当社のSecureFrontia Xの安否確認システムは、オフィスへの入退情報から今、誰がオフィスにいるのかを把握し、PCやタブレット上で点呼リストを表示します。

社員の在場状況はPCやタブレットで随時更新されているので、災害時にネットワーク障害が発生しても、オフラインで利用可能です。

使い方のイメージを動画でご確認ください。

(再生時間:3分00秒)

音声テキスト

いつ起こるともしれない災害。
従業員の安全を守るために…災害が起こったとき、「安否確認」が迅速かつ適切に行えることは、非常に重要です。
災害発生後、速やかに安否確認を行うことで救助や復旧など、次の段階にスムーズに移行できるようになります。
しかし、昨今テレワークやフリーアドレスが普及していく中、会社以外のさまざまな場所で働くことが当たり前になってきています。
そのため、従業員が会社に出勤しているかどうかすぐには判断しにくくなっています。 そのような中で、万が一、災害が発生した際にスムーズで正確な安否確認は可能でしょうか。
お任せください!
従業員の在場確認、BCP対策に貢献するソリューションがあります。
「SecureFrontia X」のオプション機能“安否確認システム”を導入することで、入退管理システムの在場データから、エリア内における安否確認の対象者をすぐに確認することができます。
たとえば災害が発生した際、建物内から避難し、避難場所で点呼を取るような状況下で安否を確認できない従業員がいた場合には…在室情報持ち出し用のパソコンやタブレットの点呼リストから“安否確認システム”を使って入場・在場情報が確認できます。
そのため、対象者が会社内に「いる」「いない」の判断がリストを確認することですぐに行え、次のステップにスムーズに移行できます。
在場情報は一定の間隔で入退場のデータを更新するためネットワーク障害が発生していても、オフラインで入場・在場情報を確認することができます。
点呼リストは、会社・部署ごとやひとりひとりに絞った表示が可能です。
新しい働き方になっても、万が一に備え従業員の安全と安心のために…入退管理による“安否確認システム”の導入をぜひご検討ください。

安心して働ける環境を

テレワークやフリーアドレス化など新しい働き方に合わせて、オフィスの災害対策もきちんと行うことが重要です。

テレワーク推進は単に感染拡大防止やBCPのためだけでなく、国民全員が活躍していくための働き方改革の下支えになります。多くの人が安心して活躍するためにも、働く環境作りに力を入れていくことが大切です。

入退情報を活用した安否確認システムにご興味を持っていただけましたら、ぜひ一度お問い合わせください。

フリーアドレスオフィスで働く人たち
フリーアドレスオフィスで働く人たち

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