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残業して疲れて寝ているスタッフ残業して疲れて寝ているスタッフ

2019年6月27日 入退管理コラム

いま、社員の労働時間を正しく把握できていますか?

法律で残業はできない。でも人が減り、仕事は増える

こんな未来があるかもしれません ~2020年のとある日~

上司A「この半年間、会社の繁忙期で結構残業させてしまったな。でも来月頑張れば一段落。みんなで乗り越えよう」

― 少しお待ちください。残業時間が45時間を超えるのが許されるのは1年のうち6カ月間のみってご存知ですか?

上司A「えっ!? それは大企業だけでは?」

― いえ、中小企業に対しても2020年4月から施行されていますよ。

上司A「あっそうだった……。どうしよう。部下には時間内で頑張ってもらうようにしないと…。納期に間に合うだろうか…」

このような事態にならないために、正しく働き方改革を実施する必要があります。

残業して疲れて寝ているスタッフを見ている上司
残業して疲れて寝ているスタッフを見ている上司

36協定の条項は中小企業も対象です

「36(サブロク)協定」とは、正式には「時間外・休日労働に関する協定届」といいます。いまさら聞けない方のために、もう一度確認しましょう。

  • 時間外労働の上限は原則として月45時間・年360時間となり、臨時的な特別の事情がなければこれを超えることができなくなります。
  • 臨時的な特別の事情があって労使が合意する場合(特別条項)でも、以下を守らなければなりません。
    • 時間外労働が720時間以内
    • 時間外労働と休日労働の合計が月100時間未満
    • 時間外労働と休日労働の合計について、 「2カ月平均」 「3カ月平均」 「4カ月平均」 「5カ月平均」 「6カ月平均」 がすべて1カ月あたり80時間未満
    • 時間外労働が月45時間を超えることができるのは、年6カ月が限度
  • 上記を違反した場合には、原則(6カ月以下の懲役または30万円以下の罰金)が科される恐れがあります。

これらはすでに2019年4月より大企業で施行しており、2020年4月より中小企業でも施行されます。つまり、すべての企業が今までよりも短い時間で仕事を終わらせることが求められるということです。それを実現するのが「働き方改革」の取り組みです

悩んでいるビジネスマン
悩んでいるビジネスマン

現時点の残業量に関わらず、どんな企業でも働き方改革は必要です

では、いま残業時間が少ない企業にとって、この働き方改革の取り組みは関係のない話なのでしょうか。まずは、総務省が発表している「生産年齢人口推移」をご覧ください。

総務省のグラフ
出典:総務省ホームページ(http://www.soumu.go.jp/johotsusintokei/whitepaper/ja/h28/html/nc111110.html)
総務省のグラフ
出典:総務省ホームページ(http://www.soumu.go.jp/johotsusintokei/whitepaper/ja/h28/html/nc111110.html)

これは労働人口が減る一方で、65歳以上の人口が増加する、いわゆる高齢化社会の到来を示しています。

企業にとっては社員が減るのに仕事は増える。つまり、現時点で残業時間が少ないということとは無関係に、今後はすべての企業にとって、仕事の生産性向上が必要になる、ということになります。

労働時間を“正しく”把握できていますか?

生産性の向上と一言でいってもさまざまな切り口があり、実に多くのソリューションが市場にあふれています。企業の担当者は、どの製品・サービスが自社にとって有効なのかを見極めなければなりません。

しかし、製品・サービスを選定する前に、そもそも自社の仕事量がどの程度あるのか、きちんと把握できているでしょうか。社員の労働時間を“正しく”把握しなければ、働き方改革につながるソリューションを効果的に導入することができません。働き方改革に取り組む以前に、まずなによりも重要なのが、社員の労働時間を“正しく”把握することなのです。

労働時間を管理する方法として、紙への記入、タイムカード、PCでの打刻などが一般的ですが、これらだけでは正しく労働時間を把握できているとはいえません。紙での管理では簡単に書き換えられるので客観的な証拠としては不十分ですし、タイムカードは他人が代わりに打刻することができるうえ、打刻してから仕事をすることもできてしまいます。

そもそも、紙やタイムカードは、データの手入力作業も必要となるので、その分仕事が増えていると考えると、効率化とは正反対の取り組みともいえます。またPCの打刻も、打刻し忘れが多く、後から記憶を頼りに申請している実態から、労働時間の正しい把握する手段としては不十分です。

では、いったいどのような管理をすればよいのでしょう。

タイムカードの写真
タイムカードの写真

正確に労働時間を把握する方法とは

その一つの答えとなるのが、出退勤データに加えて、個人の裁量に依存しない「複数のログを集約する」という方法です。

たとえば、オフィスに入る時にICカードを使って入退場のログを取る。そして、机に座ったらパソコンの使用時間のログを取る。さらに厳密にしたければ、顔や指紋といった生体認証との二要素認証などを活用することで、なりすまし防止に効果を発揮します。

出退勤のデータと、これらのログを複数集約・比較することで、表面化しにくい管理職の負担を含めた、より正確な労働時間の把握ができるようになります。そして将来、業務効率化を目的とした製品・サービスを導入する際に、これらのデータは貴重な判断材料となり得ます。

SecureFrontiaのICカード認証
SecureFrontiaのICカード認証

働き方改革を進める順番が大切です

これからますます「働き方改革」は求められていきます。それに伴い、管理や効率化につながるさまざまな製品・サービスが今まで以上に市場を賑わせていくでしょう。労働時間を“正しく”把握することは、今後そういった製品・サービスをうまく活用し、より働きやすい環境、そして無理なく楽しく働ける職場をつくる上で非常に重要であるということを、念頭に置いておくことが必要です。

働き方改革はまず労働時間の“正しい”把握から。そしてそこから企業文化を変えていきましょう。

円滑なオフィス
円滑なオフィス

参考:ジタハラ

「ジタハラ(時短ハラスメント)」とは、成果目標は変えずに労働時間だけ削減することを強要するもので、労働時間の中身を知らず、分析や業務改善も行わずに、ただ残業時間を減らせと号令だけかけるものが該当します。

このような言葉が生まれる背景には、「働き方改革=労働時間の削減」のイメージが先行し、業務そのものの方法や改善には目が向けられないことが原因として考えられます。ただただ「残業をやめましょう」「定時に帰りましょう」というのではなく、きちんと労働時間とその業務内容を把握し、ひとつひとつの業務に対して、どれほどの工数・時間が必要なのか、またそれを削減するためにはどのような「効率化」が望ましいのか、またそもそもその業務が本当に必要なのか、といったものをきちんと話し合って確認し、その改善策を実行していく必要があります。

働き方改革がサービス残業を蔓延させる原因になってはいけません。これからの日本は、労働力人口は確実に減っていきますので、業務の効率化と共に、その取捨選択についても検討していきましょう。


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