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2023年11月9日　オフィスコミュニケーションコラム

あなたの会社では人手不足を感じていませんか？

最近の人手不足に対する企業の動向調査では、正社員の人手不足は51.4％、非正社員では30.7％と高水準な結果がでています。

少子高齢化が進む中、人手不足への対応は長期的にどの企業でも避けられない取り組みになるでしょう。

その解決には、人員を増やすという採用面の強化ももちろんありますが、まずは今いる人材で業務を効率化し、仕事を回していく方法を考えてみることが重要です。

そこで今回は、ITツールを活用した業務効率化の具体例と、業種に特化した業務効率化サービス/製品をご紹介します。

どの企業でも共通する課題がある？　効率的に業務を回せる環境に必要なものとは

多くの企業で人手不足は課題になっていますが、その度合いや原因は、業種・業界、企業によって異なるのが現実でしょう。

解決方法も、採用を増やす、離職率を減らすために待遇を改善する、働き方改革をする、アウトソーシングを活用する、などさまざまですよね。

ただ、そんななかでも多くの会社に共通している課題もあります。

【多くの企業に共通する課題】

［1］情報共有/引き継ぎなど、コミュニケーションの非効率さ

部内・チーム内で情報共有ができていない、迅速でない、といった状況です。

業務が属人化され、なかなかメンバー同士の情報共有が難しく、ノウハウが溜まらない、効率化が進まない、同じミスが続く、など心当たりがある方も多いのではないのでしょうか。

どのような業務であっても情報共有は、部署・チーム全体の効率化につながります。

［2］電話対応で無駄な、余計な工数がかかっている

オフィスにいると電話の取り次ぎが多くて仕事が進まない、お客さまへの電話の折り返しはいつも事務所に戻ってかけている、などはありませんか？

仕事をするうえで、社内、お客さま、取引先などとの電話対応は不可欠です。

そんな電話対応を効率化すれば、その効果は想像より大きいものです。

まずはこの2つの課題を解決する方法を考えてみましょう。

また、その解決策は、人員補充やアウトソーシングにだけ目を向けていてはいけません。

業務がまわらないからと人員補充を繰り返していれば、当然、人件費が上がり利益率低下につながるので、「少ない人数でも効率的に業務を回わせる環境づくり」が根本的な課題解決に近づきます。

そして、そのためにはITツールの活用が最も効果的です。

【例1】情報共有、引き継ぎなどコミュニケーションの効率化

とある技術部の例です。

課題

解決！

技術部が抱えるこれら4つの課題は、チャットを使えば解決し効率化できます。

［1］の課題は、チャットならリアルタイムでコミュニケーションが可能なので、客先でもすぐチームメンバーと連絡がつきます。「Aさんに電話をかけても出かった、次にBさんに…」といったムダがなく、今いる人を選んでチャットできるのですぐに返信が来るはずです。

［2］～［4］の課題は、案件ごと、業務ごとなどでグループチャットを作っておけば解決できます。たとえば、「A案件」「B案件」「C案件」「アップデート情報」「解決事例」などグループチャットを作っておき、進捗をメンバーそれぞれがそこに投稿していくといった具合です。解決事例が知りたければ、聞き回る前に「解決事例」のチャット内を検索して見つけられます。また、日々のやり取りを案件ごとのチャットで行っていれば、引き継ぐ際は過去チャットをさかのぼることで、以前どんな経緯や問題があったかなどまで把握できますよね。

［3］と［4］の課題については、ナレッジ共有のシステムを導入するという方法もありますが、大掛かりになるため、業務改善の1stステップとしては、チャットを使ったコミュニケーション改善がハードルが低く、始めやすいでしょう。

上記画面は、NECプラットフォームズのクラウドコミュニケーションサービス「UNIVERGE BLUE（ユニバージュ ブルー）」の画面です。

UNIVERGE BLUEは、チャットはもちろん、内線通話、Web会議、ファイル共有もできるクラウドサービスです。チャット機能の詳細は、以下をご確認ください。

【例2】電話対応の効率化「どこでも電話対応できる」を実現

とある営業部の例です。

課題

解決！

営業部が抱えるこの2つの課題は、ビジネスフォン「UNIVERGE Aspire WX plus」と、クラウドコミュニケーションサービス「UNIVERGE BLUE」を使えば解決できます。

このような運用ができるので、営業部の全員が、どこにいても着信に応答でき、事務所にいる人だけが電話対応に追われるという状況がなくなります。

さらに、外出中の営業パーソン宛てに着信があり、お客さまへの折り返しが必要な場合、営業パーソンに電話をかけてメッセージを口頭で入れれば、相手には自動でテキスト化された情報が届きます。

その内容を確認した営業パーソンは、スマホでお客さまにすぐに折り返しができます。スマホからお客さまへの発信時には事務所の番号が表示されるので、営業パーソンが使用するスマホ番号が通知されることはありません。

UNIVERGE BLUEの電話機能の詳細は以下をご確認ください。

業種に特化！　さらに効率化できるサービス/製品で、日々の業務負担を減らせる

多くの企業で共通する、情報共有/コミュニケーションの効率化と電話対応の効率化という2つの課題をIＴツールで解決する例を紹介しましたが、人手不足の解消には、業種に特化した効率化ツールが効果的です。

NECプラットフォームズでも幅広いラインナップがありますので、ぜひご確認ください。

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