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2023年11月9日 オフィスコミュニケーションコラム

人手不足だけど増員はできない…それなら!業務効率化で解決しよう

人手不足解決は「採用を増やす」の一択ではない ITツールを使った業務改善が効果的

あなたの会社では人手不足を感じていませんか?

最近の人手不足に対する企業の動向調査では、正社員の人手不足は51.4%、非正社員では30.7%と高水準な結果がでています。

  • 参考出典:帝国データバンク「特別企画:人手不足に対する企業の動向調査(2023年4月) 正社員の人手不足は51.4%、高止まり続く『旅館・ホテル』は8割に迫る高水準~非正社員では『飲食店』が85.2%、コロナ前の水準に~」(https://www.tdb.co.jp/report/watching/press/pdf/p230502.pdf)

少子高齢化が進む中、人手不足への対応は長期的にどの企業でも避けられない取り組みになるでしょう。

その解決には、人員を増やすという採用面の強化ももちろんありますが、まずは今いる人材で業務を効率化し、仕事を回していく方法を考えてみることが重要です。

そこで今回は、ITツールを活用した業務効率化の具体例と、業種に特化した業務効率化サービス/製品をご紹介します。

仕事中の女性社員の写真
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どの企業でも共通する課題がある? 効率的に業務を回せる環境に必要なものとは

多くの企業で人手不足は課題になっていますが、その度合いや原因は、業種・業界、企業によって異なるのが現実でしょう。

解決方法も、採用を増やす、離職率を減らすために待遇を改善する、働き方改革をする、アウトソーシングを活用する、などさまざまですよね。

ただ、そんななかでも多くの会社に共通している課題もあります。

【多くの企業に共通する課題】

[1]情報共有/引き継ぎなど、コミュニケーションの非効率さ

部内・チーム内で情報共有ができていない、迅速でない、といった状況です。

業務が属人化され、なかなかメンバー同士の情報共有が難しく、ノウハウが溜まらない、効率化が進まない、同じミスが続く、など心当たりがある方も多いのではないのでしょうか。

どのような業務であっても情報共有は、部署・チーム全体の効率化につながります。

[2]電話対応で無駄な、余計な工数がかかっている

オフィスにいると電話の取り次ぎが多くて仕事が進まない、お客さまへの電話の折り返しはいつも事務所に戻ってかけている、などはありませんか?

仕事をするうえで、社内、お客さま、取引先などとの電話対応は不可欠です。

そんな電話対応を効率化すれば、その効果は想像より大きいものです。

まずはこの2つの課題を解決する方法を考えてみましょう。

また、その解決策は、人員補充やアウトソーシングにだけ目を向けていてはいけません。

業務がまわらないからと人員補充を繰り返していれば、当然、人件費が上がり利益率低下につながるので、「少ない人数でも効率的に業務を回わせる環境づくり」が根本的な課題解決に近づきます。

そして、そのためにはITツールの活用が最も効果的です。

スマホを持つ男性の写真
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【例1】情報共有、引き継ぎなどコミュニケーションの効率化

とある技術部の例です。

課題

  • [1]
    客先に行くこともあるが、その際オフィスにいるメンバーとのやり取りはメール or 電話なので、電話がつながらないと困るときがある。
  • [2]
    10名程度のチームで、日々製品のアップデート情報などがメールで飛び交っている。すべてのメールに目を通すのも大変だし、業務の合間にまとめて見るので、迅速ではない。
  • [3]
    それぞれが担当する案件で課題が発生すると、似たような事例はないか、チーム内の人に聞いて回っている。
  • [4]
    案件の担当替えなどで業務を引き継ぐとき、毎回業務マニュアルを作っている。手間がかかるし、過去の経緯や注意点など、伝え漏れがどうしても発生してしまう。

解決!

技術部が抱えるこれら4つの課題は、チャットを使えば解決し効率化できます。

UNIVERGE BLUEの画面
UNIVERGE BLUEの画面

[1]の課題は、チャットならリアルタイムでコミュニケーションが可能なので、客先でもすぐチームメンバーと連絡がつきます。「Aさんに電話をかけても出かった、次にBさんに…」といったムダがなく、今いる人を選んでチャットできるのですぐに返信が来るはずです。

[2]~[4]の課題は、案件ごと、業務ごとなどでグループチャットを作っておけば解決できます。たとえば、「A案件」「B案件」「C案件」「アップデート情報」「解決事例」などグループチャットを作っておき、進捗をメンバーそれぞれがそこに投稿していくといった具合です。解決事例が知りたければ、聞き回る前に「解決事例」のチャット内を検索して見つけられます。また、日々のやり取りを案件ごとのチャットで行っていれば、引き継ぐ際は過去チャットをさかのぼることで、以前どんな経緯や問題があったかなどまで把握できますよね。

[3]と[4]の課題については、ナレッジ共有のシステムを導入するという方法もありますが、大掛かりになるため、業務改善の1stステップとしては、チャットを使ったコミュニケーション改善がハードルが低く、始めやすいでしょう。

上記画面は、NECプラットフォームズのクラウドコミュニケーションサービス「UNIVERGE BLUE(ユニバージュ ブルー)」の画面です。

UNIVERGE BLUEは、チャットはもちろん、内線通話、Web会議、ファイル共有もできるクラウドサービスです。チャット機能の詳細は、以下をご確認ください。

【例2】電話対応の効率化「どこでも電話対応できる」を実現

とある営業部の例です。

課題

  • [1]
    事務所宛ての電話が多く、事務所にいると取り次ぎばかりで仕事が進まない。
  • [2]
    事務所宛にかかってくる着信は事務所でしか取れないので、外出している間にどうしてもお客さまからの着信が溜まってしまう。夕方事務所に戻ってきてから、お客さまに折り返しているので非効率。

解決!

営業部が抱えるこの2つの課題は、ビジネスフォン「UNIVERGE Aspire WX plus」と、クラウドコミュニケーションサービス「UNIVERGE BLUE」を使えば解決できます。

事務所の電話→スマートフォン

事務所宛ての電話は、スマホやPCでも応答できる

PC、スマートフォン、事務所の電話

着信はオフィスの電話機、スマホ、PCが同時に鳴る

このような運用ができるので、営業部の全員が、どこにいても着信に応答でき、事務所にいる人だけが電話対応に追われるという状況がなくなります。

さらに、外出中の営業パーソン宛てに着信があり、お客さまへの折り返しが必要な場合、営業パーソンに電話をかけてメッセージを口頭で入れれば、相手には自動でテキスト化された情報が届きます。

その内容を確認した営業パーソンは、スマホでお客さまにすぐに折り返しができます。スマホからお客さまへの発信時には事務所の番号が表示されるので、営業パーソンが使用するスマホ番号が通知されることはありません。

UNIVERGE BLUEの電話機能の詳細は以下をご確認ください。

業種に特化! さらに効率化できるサービス/製品で、日々の業務負担を減らせる

多くの企業で共通する、情報共有/コミュニケーションの効率化と電話対応の効率化という2つの課題をITツールで解決する例を紹介しましたが、人手不足の解消には、業種に特化した効率化ツールが効果的です。

NECプラットフォームズでも幅広いラインナップがありますので、ぜひご確認ください。

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