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2023年6月22日　オフィスコミュニケーションコラム

多様な働き方への対応に伴い、スマートフォンの活用や固定電話機の削減など、企業の電話運用は変化しています。

いまの時代に合った新しく便利な機能の利用が進む一方で、電話対応の効率化にはむかしからあるビジネスフォンの基本機能の活用が欠かせません。

NECプラットフォームズでは、クラウドサービスやハイブリッドなオフィスコミュニケーション環境の構築だけでなく、レガシー機能の強化にも長年取り組んでいます。

そこで今回は、多くの企業が使い続けている「ボイスメール機能」について、便利なさかのぼり通話録音や費用効果について改めて整理してご紹介します。

「いまのビジネスフォンを使いながら電話対応を効率化したい」という方はもちろん、大容量通話録音についても紹介しますので、 「長時間の録音時間が必要になってきた」という総務・システム担当のみなさんはぜひ最後までお読みください。

ボイスメールの主な機能　電話運用の変革があっても使い続けられている

「ボイスメール」とは、通話を録音し保存することで、伝えたい相手にそのまま正確に伝えることができる機能です。不在時でもあとから自分のメールボックスに入ったメッセージを聞いて確認ができるので、伝言ミスの防止・業務効率化につながります。

ボイスメールの主な機能は、「通話録音」「伝言メモ」「メールボックス」「お待たせメッセージ」です。

録音方法は手動と自動の2種類　さかのぼった録音もできる

通話録音の方法には、「自動」と「手動」の二種類があります。

では、通話の途中で「最初から録音しておけばよかった」というケースはどうなるでしょうか。手動通話録音ではボタンを押す前の会話は録音されておらず、諦めるしかないと思う方が多いかもしれません。

ですが、じつは通話途中の操作でも、通話開始にさかのぼった録音ができるんです。

この「さかのぼり録音」機能は、電話対応に不慣れな新入社員の教育シーンや、法律事務所や税理士事務所など、通話内容が複雑になりがちなシーンで特に重宝されています。

侮れないボイスメールの費用効果

いまでも根強く活用されているボイスメールですが、その費用効果はどれくらいでしょうか。

たとえば、社内業務の5人がそれぞれ1日10件、1件につき2分の伝言メモを書いたり、担当者に伝える時間を使っているとします。

1日合計100分、人件費を1時間2,000円、月20日の稼働と想定した計算をすると、

なんと1カ月で約66,000円、年間では約80万円の費用削減効果があります。

毎日数分の伝言の時間は、積み重ねると年間ではこれだけの人件費がかかっていると思うと驚きますよね。

電話運用を見直す際は、新しい機能やサービスの導入など大きな改革の検討はもちろん必要ですが、いま使っているビジネスフォンの機能を使いこなし、数分の業務でも効率化につなげることが大切です。

NECなら最大10,000時間の録音データを保存できる

当社のビジネスフォン「UNIVERGE Aspire WX plus」のボイスメールは、初実装で約40時間の録音時間を搭載しています。また、長時間のオプションを付けると約230時間の録音が可能です。

さらに、もっと大容量の通話録音が必要な企業向けに「通話録音アプリケーションユニット」をご用意しています。Aspire WX plus にこのユニットを付ければ、回線種別（アナログ・INS・IP）を問わず、最大10,000時間まで録音した通話を保存できます。最大24チャネルまで同時録音ができるので、通話録音を頻繁に行う企業でも容量を気にせず安心してお使いいただけます。

また、Webブラウザ上で音声データの検索・再生・ダウンロードができるので、システムに詳しくない方でも直感的にデータを確認できるというのも特長の一つです。

NECプラットフォームズでは、フレキシブルな働き方を実現するためのクラウドコミュニケーションサービスの提供はもちろん、ビジネスフォンの基本機能を使って、お客さまそれぞれの会社に合わせた効率的な電話運用方法をご提案します。

「電話運用を改善したい」「ビジネスフォンの運用を大幅に変えずに効率化する方法を探している」「大容量の通話録音が必要になってきた」といったお悩みは、お気軽にご相談ください。

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