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2019年9月26日 オフィスコミュニケーションコラム

思わぬところに潜むFAX誤送信の罠

「0」ダイヤルを正しく理解していますか?

オフィスでFAXを送信する時、どのようにダイヤルしていますか?

多くの方が、0をダイヤルしてから番号を押しているのではないでしょうか。しかし、その「0」をダイヤルする意味、きちんと説明できますか? 「そう教えられたから」「当たり前のようにそうしてきた」と、あまりその意味について考えたことはないかもしれませんね。

当たり前だけど、なぜかはよく知らない、でも今さら誰に聞いたらいいのかわからない、そんな「0ダイヤル」の意味について解説します。間違って操作すると誤送信のリスクがあることを知っていれば、あなた自身がインシデントを起こす張本人にならずにすみますね。

ファックスを送る女性
ファックスを送る女性

「0」をダイヤルする理由

オフィスの電話機やFAXで最初に「0」をダイヤルする理由は、外線をかけられる状態に切り替えるためです。

まずは下の図を見てください。オフィスで使っている電話機やFAXは、内線と外線があり、「0」をダイヤルすることでこれから外線側の方へ電話をかけるという指示をしているのです。

0発信は、主装置に「外線へ切り替えろ」という指示をしている
0発信は、主装置に「外線へ切り替えろ」という指示をしている

具体的には、みなさんのデスクにある電話機は電話回線(キャリア網など)に直接つながっているのではありません。ビジネスフォンの主装置につながっていて、電話機の受話器をあげると内線側へ電話をかけられる状態になっています。

このとき、受話器からは”プ、プ、プ…”という音が聞こえていると思います。この状態ではどんなにダイヤルをしても内線側へしか電話がかかりません。内線を呼ぶときはこの状態で内線番号を押せばいいのですが、お客さまや取引先など社外へ電話をかけることはできません。

では、どうするのか。内線側へ発信する状態から、外線側へ発信できる状態へ切り替える必要があります。その役割を果たすのが「0」なのです。

つまり、「0」をダイヤルすることで、主装置に「外線に切り替える」という合図を送っているわけですね。このとき、音も”ツー”という音に切り替わります。

家の電話は「0」をダイヤルしないで外線に発信する

最近、家に電話機がある家庭も少なくなってきているようですが、一度は家庭で電話を使った経験はあると思います。

家庭から電話をかけるときは「0」を押しませんよね。

自宅だと直接つながる
自宅だと直接つながる

オフィスの電話機が交換機につながっているのに対して、自宅で使う電話機は直接電話回線(キャリア網など)につながっているという違いがあります。

直接電話回線につながっているから、企業で使う電話機のように外線に切り替えるという操作は不要で、受話器をあげただけで”ツー”という外線の音が聞こえてきます。これは外線側へ電話がかけられる状態のことでしたね。だから家庭では「0」を押して切り替えるという操作は不要というわけです。

「0」を忘れてFAX送信、実はリスクがあります

さて、話をオフィスに戻しましょう。外線側へ発信する際に「0」を忘れてしまうとどういう動きになるか考えてみます。

電話の場合は、つながらない、もしくは間違った相手につながってしまったとしても、かけ間違ってしまったことを相手に伝えれば大きな事態にはなりませんが、FAXの場合は注意が必要です。

「03-1234-5678」というFAX番号に送信する場合を想定して説明しましょう。

先頭の「0」で外線に切り替わり、同じ市内の「3123-4567」に送信されてしまう
先頭の「0」で外線に切り替わり、同じ市内の「3123-4567」に送信されてしまう

この場合、「3123-4567」というFAX番号が同じ市内で使用されていなければ、送信先がないので問題にはなりません。しかし、その番号がほかの会社で使用されていた場合、FAXは間違った送信先へ到着してしまいます。いうまでもなく、そのFAXにお客さま情報などの秘密事項が含まれていたら一大事ですね。

これ、じつはよくある情報流出のパターンなんです。とくに、毎日FAXをよく使う方よりも、たまにしかFAXを使わない方によるうっかりミスが多い傾向にあります。「自分はそんなにFAX使わない」と思っている方も、外線をつかんで(0をダイヤル)からお客さまの番号をダイヤルをするということを頭に入れておいて損はないですよ。

ちなみに「0」というダイヤルは、ビジネスフォンの設定で変更することもできます。「1」でも「7」でも「*」でもかまいません。ただ、長い歴史の中でさまざまなビジネスフォンの外線発信設定の初期値が「0」となっているため、「0ダイヤル発信」というのがオフィスでは定着しているのですね。

0発信不要のビジネスフォンなら、リスクを減らした電話運用ができる

近年、セキュリティ対策が重要視されている中で、誤送信による情報漏洩があってはなりません。NECのビジネスフォンには、保留や転送といった日常で使っている機能だけでなく、電話にまつわる業務リスクをなくす機能や仕組みがたくさん備わっています。

今回の例でいえば、FAXだけは”自動外線捕捉”機能を使うことで、0をダイヤルしなくとも自動的に外線へ発信してくれます。内線側への発信が必要ないFAXなら、この設定をすることで誤送信のリスクを減らすことができます。

これだけでなく、NECのビジネスフォン「UNIVERGE Aspire WX」は、さまざまなビジネスコミュニケーションに潜むリスクをシステム側で回避させ、さらに業務効率化につながるきめ細かな機能を豊富に搭載しています。

この機会にいま使っているビジネスフォンの運用を見直してみませんか? あなたのオフィスに役立つ機能がきっと見つかるはずです。

電話をかける女性
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