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電話のメモを取る女性電話のメモを取る女性

2019年8月8日 オフィスコミュニケーションコラム

オフィスの日常に潜む非効率な業務

非効率な仕事が当たり前になっていませんか

「不在者あての電話がかかってくるたびに、仕事を止めて手書きでメモを取る」

この業務を効率化しようと考えたことがありますか? これはオフィスでは日常的で目を向けることもなかった、というのが本音ではないでしょうか。

このように、オフィスの日常にはまだまだ多くの非効率な業務が潜んでいます。大がかりな働き方改革に着手する一方で、身近にある小さな改善も同時に進めれば、より大きな成果を得られるかもしれませんね。

メモを取りながら電話をする若い女性社員
メモを取りながら電話をする若い女性社員

見直せばすぐに改善できる電話まわりの運用

非効率な日常業務が特に多いのが、電話まわりの運用ではないでしょうか。

2000年代になりオフィス業務のさまざまな部分がIT化されたものの、電話の運用だけは昔ながらのやり方からそのまま変わっていないことが実はとても多いのです。

冒頭で触れた、“不在者あての電話がかかってくるたびに仕事を止めて手書きでメモを取る。”というのもまさにそれです。

専門用語が多い電話を取ってしまった時のメモ書きはとても苦労しますし、そもそも何度も仕事を中断することで、メモを書いている時間以上に自分の仕事が非効率になっています。

重要なのは、これを非効率だと気づき、改善しようとすること。

実はビジネスフォンのある機能を使うだけで、簡単にこの課題を解決できてしまいます。

録音すれば、手書きの必要がない

その方法は非常にシンプルです。

通話を録音して、その録音したデータを不在者の内線電話に転送しておく。

たったこれだけで、難しい専門用語がでてきてもメモに苦労することもありませんし、手書きのメモと比較すると、伝言にかかる時間を圧倒的に短縮できます。

これは多くのビジネスフォンに搭載している「ボイスメール」の機能で、ひと昔前のビジネスフォンでも搭載されていることが多い機能です。

このように非効率な課題に気付けさえすれば、ちょっとした工夫で当たり前だと思っていた業務を効率的に行えるようになるのです。

手書きの電話メモは不要

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ただの電話の伝言に、時間も気も使う

手を止めなければならないところを自動化

日常化しすぎて気づいていない、非効率な業務をもうひとつ挙げてみましょう

電話をかけた相手が通話中で何度も仕事を中断して電話をかけ直す。これも心当たりのある方が多いのではないでしょうか。

“かけ直す”という行為自体が非効率ですし、何度も仕事を中断することで自分の仕事が非効率になります。さらに、そのままかけ直すのを忘れてしまった、なんてこともあるかもしれません。

これはどのように効率化できるでしょう。

「リピートダイヤル機能」で手を止めずにリダイヤル

多くのビジネスフォンには、「リピートダイヤル機能」がついています。これは、相手が電話に出ない場合は、一定の間隔おきに何度でも自動でかけ直してくれる機能です。

相手の通話が終了したら電話が自動的に繋がるので、何度もダイヤルする必要がなく、それまではほかの業務に集中できます。

みなさんがお使いのビジネスフォンにもこの機能がついているなら、ぜひ利用してみてはいかがでしょうか。

相手が電話中ならリピートダイヤル機能機能を使ってみよう

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電話をかけた相手が必ず席に座っている保証はない

手段ではなく目的を考える

しかし、これで飛躍的に効率化できたと本当にいえるのでしょうか。

そもそも、なぜ相手と電話で話さないと自分の仕事が進まないのでしょう。目的は話すことではなく、自分が知りたいことを知ることであり、自分が伝えたいことを伝えることです。それなら電話にこだわる必要はありませんよね。

目的達成に目を向けるとさまざまな解決手段が見えてくる

その視点で考えると、このような場合はどうでしょう。

外回りの営業担当者が、夕方のミーティングのためにわざわざ客先から事務所に戻る。外出先から自宅に直帰できれば、有効な時間も増えるはずなのに、ミーティングのために事務所に戻らなければならないとなると、その移動時間は無駄になっています。

「いやいや、報告のためのミーティングは重要だ」と思うのならば、本当に必要なのは会って話すことなのかを考えなければなりません。報告が必要ならメッセージを送ればいいですし、会話が必要なら携帯電話で済みます。チームメンバーと同時に話したければ、ビジネスフォンの「会議通話」という機能を使って携帯電話から参加ができます。資料を見ながら話す必要があるなら「Web会議」という選択肢だってあります。

“ミーティング”という手段にこだわることなく、“報告をしてもらう”という目的の達成を最優先に考えれば、さまざまな効率化するための手段があることに気付けるはずです。

ネットワークと社会的コミュニケーション概念
ネットワークと社会的コミュニケーション概念

今回ここでご紹介してきたもの以外にも、まだまだ日常に潜む非効率ポイントは多くあります。まずはそれに気付くこと、そして目的達成に目を向けたさまざまな手段から検討すること。

「UNIVERGE Aspire WX」の持つ多くのコミュニケーション手段でこれらを解決します。こちらのページで紹介しておりますので、ぜひ併せてご覧ください。

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電話から始める働き方改革

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  • 今回ご紹介した機能は、機種により機能名が異なる場合があります。

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