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電話で話している女性電話で話している女性

2019年7月11日 オフィスコミュニケーションコラム

よく聞くフレーズ「○番に電話です!」
ビジネスフォンはこんな仕組みで動いています

いまさら聞けないビジネスフォンの基礎知識

「○○さん、○番に電話です」というフレーズ。一度は耳にしたことがありますよね。毎日のように会社で使っているという方もいるかもしれませんし、ドラマのワンシーンで聞いたことがあるという方も多いかもしれません。しかし、何気なく耳にしたり使っていたりする一方で、どんな仕組みで動いているか考えたことはありますか。

今回は、多くの方が使っていながら意外と知られていない、そして、いまさら聞けない「○○さん、○番に電話です」の電話運用を支える仕組みについてご紹介します。

電話で話している女性
電話で話している女性

その機能、「パーク保留」といいます

「○○さん、○番に電話です」

このように電話を取り次ぐ際、「パーク保留」という機能が使われています。簡単にいうと、複数の電話機で保留を共有できる機能です。

たとえば… ある会社の営業部にお客さまから電話がかかってきました。

お客さま 「△△商事の△△と申します。C様、お願いできますか?」
社員A  「かしこまりました。少々お待ちください」

ここで社員Aさんは[パーク保留1]のボタンを押して通話を保留します。すると同時に、営業部の他のメンバーの電話機も[パーク保留1]のボタンが点滅します。そこで、社員Aさんはいつものフレーズを口にします。

「Cさん、△△商事より1番に電話です」

そう声をかけられた社員Cさんは、自分の電話機の[パーク保留1]のボタンを押し、保留していた電話に応答します。このようにして、社員Cさんはいつも通りお客さまと会話することができるようになるのです。

そして、この「パーク保留」の機能、使い勝手にこだわったささやかな工夫がされています。みなさん、気付いていましたか。
※ メーカーによって、動作に多少違いがあります。

<ささやかな工夫1> 電話機によってボタンの点滅する色が違う?

パーク保留をしているとき、ボタンが緑色に点滅している電話機と、赤色に点滅している電話機があります。どうして電話機ごとに光る色が違うのでしょうか。もしかして故障?

これは、パーク保留を押した人のボタンは緑色に、それ以外の人のボタンは赤色に、あえてボタンの光る色を変えているのです。複数の人が通話を保留をしているときに、自分の保留がどれかわからなくなるのを防ぐためです。

つい急いでパーク保留ボタンを押してしまっても見失うことないよう、こうした細やかな工夫がされています。

他のメンバーの電話機は赤色に点滅
他のメンバーの電話機は赤色に点滅

<ささやかな工夫2> パーク保留の取り合い?

たとえば、パーク保留のボタンが4つしかない場合、電話機を使う人が増えれば増えるほど多くの人数で4つの保留ボタンを共有することになります。

すると、同時に同じ番号のパーク保留ボタンを押してしまい、“保留ができていなかった!” パーク保留を押そうと思ったら、“全部埋まっていて保留ができない!” なんて問題が起こってしまいそうです。

心配はご無用。ビジネスフォンでは、別の部署で押されたパーク保留は光らないようにすることができます。部署ごと、グループごとなど、オフィスの運用に合わせて最適な人数でパーク保留を共有できます。これでボタンの取り合いになる心配はありませんね。

他部署の電話機は消灯
他部署の電話機は消灯

<ささやかな工夫3> パーク保留の分け合い?

そうはいっても、部署やグループごとにパーク保留を共有していると、困ったことが起きることもあります。それは部署をまたいで取り次ぐことができないことです。その場合、保留したあとに内線番号をダイヤルして転送をする、という操作をしなければなりません。たとえば、自分の部署に隣の部署宛の電話が入った場合など、転送に時間がかかってしまい、お客さまをお待たせしてしまいます。

あれ? それなら、隣の部署ともパーク保留を共有できたほうが、便利なのでは…?

じつはNECのビジネスフォン、別の部署とパーク保留を共有するように設定することもできるのです。隣合う部署同士でパーク保留を共有しておけば、この例のような場合でも慌てずに取り次ぐことができます。微力ながら、さまざまなオフィスシーンにマッチした、スムーズな運用に貢献しています。

オフィス以外にこんなところでも、パーク保留は使われています

さて、このパーク保留ですが、オフィス以外にもさまざまなところで使われています。

たとえば、スーパーマーケットをはじめとした店舗。みなさんが買い物をしているときの店内放送を思い返してみてください。たまに、「○○さん、○番お取りください。」という業務放送が流れているのを聞いたことはありませんか?

スーパーマーケットの店員
スーパーマーケットの店員

大型のスーパーでは、電話を取るためにいちいちバックヤードに戻るわけにはいきません。そこで、売り場のところどころに電話機を設置し(柱や壁にかけられていることが多い)、放送で電話を取り次ぐ人の名前とパーク保留の番号を流します。そうすることで、呼ばれた人は、近くの電話機からパーク保留に応答できるので、いちいちバックヤードまで戻らなくても電話に出ることができます。

また、最近では従業員に構内用のPHSを配布し、売り場に固定電話機を設置しないようなケースも増えてきています。NECのPHSには、オフィスでよく使われる固定電話と同様、ファンクションキー(パーク保留などを割り当てるためのボタン)が付いています。PHSを1人1台配布すれば、いちいち近くの固定電話機が設置されているところまで移動する必要がなくなりますし、直接内線通話も可能なので、社員同士のコミュニケーションをさらに活性化することができます。

近年、ビジネスフォンはコミュニケーション改革の役割を担うツールに

「○○さん、○番に電話です」

多くの人が当たり前のように使うパーク保留の機能。どんな仕組みになっているか、なんとなくイメージはついたでしょうか? 働き方改革への取り組みや人手不足への取り組みが急務となる中、ビジネスフォンは今ご紹介したように、社員間のコミュニケーションを活性化する役割も担っています。

そして、NECのビジネスフォンはこの他にもたくさんの機能を備え、企業の働き方改革に貢献しています。今後もさまざまな便利機能をご紹介していきますので、ご期待ください。

オフィスで電話をする女性
オフィスで電話をする女性

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