サイト内の現在位置

スマホでメッセージを聞く女性スマホでメッセージを聞く女性

2021年8月30日 サービス紹介

社員の声を録音しなくても留守番メッセージが作れる?!

オフィスの音声メッセージ運用は、もっと効率化できる

みなさんのオフィスの電話では、休業日の留守番メッセージやお待たせメッセージを利用していますか?

「〇日までお休みさせていただいております」「大変お待たせしております。今しばらくお待ちください」など、よく耳にしますよね。

昨今、働き方が多様化している中、そのような音声メッセージ対応にも柔軟性が求められています。代表電話の応対が曜日によって変わる、あるいはチームによってメッセージが違うなど、さまざまな状況に応じてスピーディに対応できれば、働き方の選択肢も広がります。

今回は、そんな利用シーンの多い音声メッセージをカンタンかつスピーディに作成できる方法をご紹介します。

スマホでメッセージを聞く女性
スマホでメッセージを聞く女性

音声メッセージはさまざまな用途で使われている

企業の音声メッセージというと、どのようなものを思い浮かべますか?

たとえば、こんなものがあります。

  • 夏季休暇や年末年始の留守番メッセージ
    「12月29日から1月3日まではお休みをいただいております」
  • お待たせ中のメッセージ
    「大変お待たせしております。今しばらくお待ちください」
  • 簡易IVRメッセージ
    「製品に関するお問い合わせの方は1を、請求に関するお問い合わせの方は2を…」
  • 応答前メッセージ
    「お電話ありがとうございます。当社ではこの通話は品質改善のため通話録音しております」
  • 構内放送や定刻メッセージ
    「毎度ご来店いただき誠にありがとうございます。当店ではお客さまの安全のため…」

きっと、一度は耳にしたことがありますよね。

音声メッセージは、お客さまサービスの向上はもちろん、コールセンター運営や問い合わせ窓口業務の効率化につながります。

また、最近では、新製品や展示会出展の案内を保留音で流すなど、プロモーション用途として利用されることも増えています。

たとえば「当社ではX月Y日よりXXX会場において展示会を開催します」などですね。

電話をかけている男性
電話をかける男性

長期休暇のたびに録音し直すのは面倒だけど…

さまざまな用途で使われる音声メッセージですが、まだアナログな方法で録音しているところが多いようです。

一般的なのは、社員が電話機から音声を吹き込むというものですが、電話機から直接録音するので、クオリティ面や社員の負担を考えると不安が残ります。

一方で、プロのナレーターに依頼するという方法もありますが、当然それなりに費用がかかります。

社員の声で録音するか、プロのナレーターに依頼するか、どちらを選んだとしてもそう簡単にメッセージの量産は現実的ではありません。柔軟なコールセンター運営やお客さまサービス向上のために、さまざまなアイデアが生まれても、これでは実行に移すことができませんよね。

ですから音声メッセージの運用は、作成も変更もすぐにできることが重要なポイントです。

電話機の操作
電話機の操作

テキスト入力だけで音声メッセージが作成できる

そこで今回は、オフィスコミュニケーションゲートウェイ「UNIVERGE Aspire WX」の音声メッセージの運用方法をご紹介します。

メッセージの作り方の特長は「カンタン」「スピーディ」であること。

利用方法は、専用WEBサイトにアクセスし、流したいメッセージをテキスト入力するだけ。これで音声ファイルをダウンロードすることができます。

あとはダウンロードしたファイルをAspire WXに適用するだけです。

音声メッセージ生成サービス画面

実際にこの方法で作成した音声メッセージはこちらです。(注意点などは以下のリンク先ページをご確認ください)

お電話ありがとうございます。NECプラットフォームズでございます。本日の電話受付は終了いたしました。恐れ入りますが、祝日を除く月曜日から金曜日の、午前8時半から午後5時15分の間におかけ直しくださいますよう、お願い申し上げます。お電話ありがとうございました。

留守番

お電話ありがとうございます。NECプラットフォームズでございます。Aspire WXのご購入に関するお問合せは「1」を、操作方法に関するお問い合わせは「2」を、その他は「3」を押してください。また、品質向上のためこの通話は録音させていただきます。あらかじめご了承ください。

オートアテンダント

いかがでしょうか。音声合成ではありますが、最近ではさまざまなシーンで使われているのでそこまで大きな違和感なくお使いいただけると思います。

この音声メッセージ生成サービスは、Aspire WXをお使いのお客さまであればライセンスを追加するだけでご利用いただけるので、安価に活用できます。

スピーディにできるから、効率化に直結する

こうして作成した音声メッセージは、クラウド型統合管理サービス「NetMeister(ネットマイスター)」を利用してリモートでAspire WXに適用を完了させれば、最短数十分で完了します。

全国の拠点の電話にもNetMeisterから設定できるので、拠点に音声データを送って設定を依頼したり、社員が出社して録音して設定するより、断然手間がかかりませんよね。

また、従来プロのナレーターに依頼していた場合は、見積もり→発注→レコーディングなど手順を踏むので、通常トータルで1~2週間かかってしまうものです。

それと比べると、数十分での完了は大幅な工数削減になります。

電話問い合わせ業務の効率化には、状況に応じてスピーディにメッセージを自由に変更できることが効果的です。

音声メッセージの作成に手間を感じていたり、電話応対窓口の効率化を考え中の場合は、是非お気軽にお問い合わせください。

PCを操作する女性
PCを操作する女性

オススメ記事

スモールスタートできるテレワークで、対面する機会を減らそう

オフィスコミニュケーション

職場でマスクをしないシーンへの解決策

光回線1本でOK? インターネット契約不要で管理できる

ネットワーク

最新情報! ネットワーク機器のクラウド管理を低コストで行う方法

店舗や倉庫で大活躍! 自宅にいながら配送業者の対応ができる

ネットワーク

これからのスタンダード? 荷物は無人で受け取れる

NECプラットフォームズの製品で解決できる

セキュリティ

働くかたちが変化し生まれた悩みとは?