サイト内の現在位置

2021年10月21日　機能紹介

みなさんはオフィスで固定電話機を使っていますか？　家庭用の電話機と比べ、たくさんのボタンが付いていれば、それはビジネス向け「多機能電話機」です。日本のビジネスシーンにおいて欠かせないものとなっています。

多機能電話機のたくさんのボタンは、外線ボタンや部署の代表ボタンとして使われたりするほか、パーク保留や留守電を聞くために使われたりしています。

しかし、多機能電話機の機能はこれだけではありません。掘り下げていくと、使いきれないぐらいたくさんの機能があります。今回は、使いこなせばもっと業務が効率化する多機能電話機の機能を３つご紹介します。いいなと思う機能があれば、みなさんもぜひ使ってみてください。

受話器を持たずに通話ができる「ハンズフリー通話」

「ハンズフリー通話」とは、受話器を置いたままマイクとスピーカーを使って通話することです。名前の通り「手を使わずに通話する」ということですね。

たとえばプライベートでもスマートフォンで通話しているときに、相手の声をスピーカーから聞き、端末に向かって話したりすることはありませんか？　まさにこれがハンズフリー通話です。

このハンズフリー通話は、じつは多機能電話機でも利用することができます。多機能電話機にはマイクが内蔵されており、このマイクをONするだけでハンズフリー通話ができます。会話をメモしながら通話したいとき、受話器を持ったままメモするのはむずかしいですよね。そんなときにハンズフリー通話が便利です。

また、電話機に複数人で集まって通話する場合などもハンズフリー通話は有効です。ただし、通話の内容が周りの人に丸聞こえになったり、周囲がうるさい場所だと相手に声が通りにくいなどの注意点もありますので、ケースバイケースで利用してみてください。

何回かけても通話中…

連絡を取りたい相手に内線をかけると、通話中でつながらない。しかたないので少し待ってもう一度かけても…まだつながらない。

このように、何回かけても通話中なんてことありますよね？　これが続くと業務がストップしてしまい、とても非効率です。このようなケースで役立つ多機能電話機の機能、それは「内線コールバック」という機能です。

これは、「内線にかけた相手が通話中のとき、相手の電話が終わったら自分の電話に呼び返しが来て受話器を上げると自動的に相手を呼び出す」という機能です。なんと相手の通話が終わったタイミングで、自動的に自分に電話がかかってきます。そして受話器を上げると相手に電話がかかり通話ができるということです。

つまり、相手の電話が終わるのを待っているあいだに電話機を触る必要がないので、自分の業務を進めることができます。うっかりかけ直すのを忘れてしまった、なんてこともなくなるので、非常に効率的です。

長電話の多い人に内線をかける際に、ぜひ内線コールバックを使ってみてください。「プープープー（通話中）」を聞く回数がぐーんと減りますよ。

電話番号、紙でメモしていませんか？

たとえば、折り返し電話をする必要があったり、携帯電話の番号を教えてもらったり、といったように、通話中に何かの電話番号を教えてもらうようなシーンってありますよね。

そのとき電話番号を紙にメモして、それを見ながらダイヤルして電話をかけていませんか？　もちろんこの行為自体に何の問題もありませんが、多機能電話機の「メモダイヤル」という機能を使えば、もっと簡単に素早く電話をかけることができるようになります。

メモダイヤルとは、「通話中に聞いた電話番号を電話機にメモをし、そしてそのまま発信できる」という機能です。実際には「通話中にメモダイヤルボタンを押して、相手から聞いた電話番号をダイヤルする」これだけで電話番号のメモが完了です。あとはメモダイヤルボタンを押して発信ボタンを押すだけで、今メモをした電話番号へ電話をかけることができます。

メモダイヤルを利用すれば、紙にメモしてダイヤルする手間が省け、効率的になります。また、紙にメモする場合、個人情報である電話番号うっかり失くしてしまうリスクも、メモダイヤルであれば電話番号を簡単に削除することができるので個人情報流出を防ぐことにも役立ちます。業務効率化だけでなくセキュリティ面でも活躍するメモダイヤルをぜひ使ってみませんか？

これからもお客さまの業務を手助けします！

今回は多機能電話機の機能を、３つに絞ってご紹介しました。「多機能」と名がつくだけあって、多機能電話機にはまだまだ業務効率アップにつながる隠れた機能がたくさんあります。

多機能電話機を使っていて「なんか不便だなあ」「これができたらもっと早く業務ができるのになあ」など思うことがあれば、お気軽にお問い合わせください。もしかしたら機能としてはすでに持っていて、使いこなせていないといった場合もあります。

また、多機能電話機含め当社のキーテレフォン「UNIVERGE Aspire WX」は、定期的に機能強化を図り、お客さまの要望に応えています。NECプラットフォームズはこれからも皆さんの業務効率化に貢献してまいります。

ITがもっと身近に感じる情報コラム