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2022年7月14日　オフィスコミュニケーションコラム動画

社内の固定電話削減は、本当に効果ある?!

効果的に固定電話機を減らすには、“徐々に”が失敗しないコツ

大手企業を中心に、社内の固定電話削減の動きが進んでいます。

テレワークが定着した企業では、社内の固定電話にかかってくる着信に応答できず、使わない電話機がそのままになってしまっています。そういった背景から、クラウドPBXの導入や、固定電話機の代わりにスマートフォン（以下、スマホ）を従業員に支給することで業務効率化とコスト削減を図っているようです。

また、それらによってオフィスに縛られない電話応対が可能になるので、テレワークの推進はもちろん、フリーレイアウトオフィスや移転の場合もラクになるというメリットがあります。

そんななか、「うちも固定電話機を減らしてスマホを支給した方がいいかな」と悩んでいる担当者の方も多いと思います。

そこで今回は、固定電話削減の背景と失敗しないコツをお話しします。

社内の固定電話を削減しようとする動きは、感染症対策のため在宅勤務が余儀なくされた2020年頃から急速に加速しました。

首都圏を中心にテレワークが始まると、固定電話機のこのような課題が出てきました。

従業員全員が出社するのが当たり前だった数年前には、なかった課題が生まれたということですね。

固定電話削減への取り組みとしては、クラウドPBXを導入して固定電話機の台数変更に柔軟に対応するという選択肢もあります。しかし、サポートの課題やコスト面から社内検討が進まないケースも多く、結果としてシンプルに固定電話の代わりにスマホを支給しようとする企業が増えています。

ですが、固定電話からスマホへ置き換える場合には、このような懸念点を考慮する必要があります。

会社宛ての代表着信にスマホで応答できる？
スマホで従業員同士が内線通話できるだけでなく、「スマホで会社宛ての代表着信に応答できるか」ということが重要なポイントです。
日本のビジネスにおいては、会社宛てや部署宛てなど、代表電話番号に電話をかけるという文化があります。そしてその代表着信にきちんと対応することは会社の信用度につながります。業務効率化とコスト減が実現できても、必要な電話対応ができなくなったり、逆に効率が悪くなっては意味がないですよね。
スマホを全従業員に支給できる？
固定電話機の購入・利用料は削減できても、スマホを手配するとなると当然コストはかかります。また、従業員がスマホを持ち歩くことになるので、紛失のリスクなど、固定電話では必要のなかった事態への備えもあらかじめ必要になります。

たとえば大企業で、数万台の固定電話機をスマホに置き換えることで年間数億円の削減と業務効率化ができる、といったような場合は、一気に改革するのがベストかもしれません。

ですが、そういった例は一部であり、多くの企業では一気に固定電話からスマホに置き換えるには不安が残る状態でしょう。

業務の実態から考えてみても、コールセンター業務の方や電話の転送業務が多い方は固定電話機を使った方が効率的な場合があります。

ですので、固定電話からスマホへの置き換えは“必要なところから徐々に”行うことをおすすめします。

たとえば、テレワーク実施率の高い本部や日中オフィスに不在がちな営業部の固定電話機を半分にしてみよう、こんど新設するオフィスは固定電話は数台にして残りはスマホにしてみよう、といった具合です。

部署ごと、チームごとに、必要な電話機能も異なるはずです。業務に差支えのない範囲から固定電話を削減し、スマホ応答のノウハウを蓄積しながら社内に広め、会社全体の効率化とコスト減につなげていくのがベストでしょう。

“徐々に”固定電話機を削減し、効率化とコスト減を実現する取り組みですが、第一歩のコストがかなりかかるようだと躊躇してしまいますよね。

そこでご紹介したいのが、NECプラットフォームズのクラウドコミュニケーションサービス「UNIVERGE BLUE（ユニバージュブルー）」です。

UNIVERGE BLUEは、従来のキーテレフォンシステムと組み合わせることで、パソコンやスマホで固定電話機のように電話応対できるサービスです。しかも、パソコンのみで通話ができるので、スマホを従業員に支給する手間やコストを省くことができます。

いまお使いのパソコンに専用アプリをインストールすれば、会社・部署宛ての代表着信にも応答できます。

「固定電話機を減らしたい」「クラウドPBXに一気に乗り換えるには不安がある」「スマホ手配もコストがかかって大変」とお悩みの方は、ぜひお気軽にお問い合わせください。

当社ではUNIVERGE BLUEのほかにも、お客さまに最適なスマホ内線化ソリューションを複数のサービスからご提案します。