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2022年2月18日 サービス紹介

会社宛の電話応対「はい! ○○会社です」はスマホでできる

とあるAさんの会社事例で考える「会社の固定電話機×クラウドサービスによる解決法」

テレワークをはじめとした多様な働き方ができる環境を整えることは、人材確保、そしてその先の企業の発展につながる重要な要素になってきました。

ですが、こんなご意見を持っている方も多くいらっしゃるのではないでしょうか。

「結局会社に行かなければ、できないことがある…」

業界や職種によってその内容はさまざまですが、多くの会社で共通しているのは“会社宛てにかかってくる電話は、会社に行かないと取れない”ということです。

今回は、とあるAさんの会社のお話をしたいと思います。

オフィスで働く人たちのイラスト
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会社に行かないとできない、電話応対

Aさんの会社は、従業員40人程度のシステム開発会社。

感染症対策と働き方改革のため、社員のテレワーク勤務を進めています。

Aさんのイラスト

(Aさん)
「社員は一人一台PCを持っているので、基本的にはPCだけで仕事は進められます。

ですが問題は、電話対応。

営業職の社員は会社支給のスマホを持っていますが、その他の社員は持っていないので、電話をかけようとすると個人のスマホを使うことになります。

また、一番の問題は、会社宛てにかかってくる電話は、会社の固定電話機でないと取れないということ。

なので、電話応対当番を作って交替で出勤日を調整しています。メールなど、デジタルでのコミュニケーションが増えているとはいえ、会社の代表電話にはまだまだ電話はかかってきます。そのためだけに出社するような状況は効率的だとは思いませんが、社員の誰か一人だけが対応することになり、不平等感が出てしまうのも困ります」

会社宛ての電話に、スマホで応対できる?!

Aさんの会社の問題を解決するには、『個人のスマホで会社宛ての電話に応対できればいい』ということです。

これって、簡単なようですが、じつは難しいことなんです。

日本では、会社や部署宛てにかかってきた電話を、内容に応じて担当者に取り次ぐ「○○さん! 1番にお電話が入ってます」というシーン、よくありますよね。ですが、海外では個人宛てに電話をかけるのが主流なので、日本の代表着信応答の文化がありません。

感染症対策と働き方改革の観点から、昨今テレワークが急速に推奨されるようになり、Web会議やビジネスチャットといった海外製のITツールの導入が目立っていますが、そこには、”会社宛ての電話に応対する“という日本のビジネスで重要な点が見過ごされてしまっています。

Web会議やビジネスチャットは当然便利で必要なツールですが、それらは、会社の電話とは切り離されたところで効率をあげるツールになっているのが現状です。

その状態を、当社のオンプレキーテレフォン「UNIVERGE Aspire WX」と、クラウドコラボレーションサービス「UNIVERGE BLUE」の連携なら解決することができます。

つまり、会社宛てにかかってきた電話をスマホで応対できる、日本の企業に理想的な環境。会社宛てにかかってきた電話は、会社の固定電話機、UNIVERGE BLUEアプリを入れたPC、スマートフォンに同時に着信させことができます。応答後の保留や転送もPCやスマホでできるので、これなら電話応対当番が不要ですよね。

会社・外出先・自宅で電話を受ける
会社・外出先・自宅で電話を受ける

「システム機能については『1』を…」 担当者のスマホに振り分ける

さらに、効率的な電話応対ができます。

Aさんの会社では、部署内でも業務の分担がきちんとされているので、問い合わせの内容に応じて着信させるスマートフォンを決めてしまえば、取り次ぎをすることなく、電話応対ができます。

問い合わせの内容に応じて電話を振り分ける
問い合わせの内容に応じて電話を振り分ける

このようにすれば、取次工数が減り、部内の業務効率があがるのはもちろん、電話をかけてきたお客さまや取引先の方をお待たせすることなく、スムーズに対応できます。社員の多様な働き方の実現とともに企業イメージアップにもつながりますね。

このような運用ができるのも、UNIVERGE Aspire WXとUNIVERGE BLUEが連携し、簡易IVR機能というオンプレキーテレフォンならではの着信振り分け機能が利用できるからなんです。

スマホ不要 PCだけで電話応対できる!

会社以外の場所でも、会社宛ての電話に効率的に応対できるということをお話ししましたが、Aさんの会社の現状をもう一度振り返ってみましょう。

“営業職の社員以外は会社支給のスマホは持っておらず、自宅や外出先では個人スマホを利用するしかない”という問題がありましたね。

個人スマホを業務で使わせるのは躊躇う、という会社もあるのではないでしょうか。もちろんそんな場合でも大丈夫。UNIVERGE Aspire WXとUNIVERGE BLUEなら、スマホではなくPCでもOKです。

PC、スマホ、固定電話機を社員の働き方に合わせて使い分けることができるので、一人で複数端末を持ってもいいですし、PCだけで電話の運用をすることもできます。社員にスマホを支給するコストを抑えることができるということですね。

また、BLUEアプリ経由の発着信はすべて会社の回線、電話番号を利用するので、個人の電話番号を利用することもありません。

会社の番号でお客さまへ発信
会社の番号でお客さまへ発信

オンプレキーテレフォンとクラウドコラボレーションサービスが連携するからこそ実現できる新しい働き方がまだまだたくさんあります。

今回は、「会社にかかってきた電話は、会社でないと応対できない」というAさんの会社の課題解決についてお話させていただきました。

Aさんの会社が抱えるお悩みとともに、UNIVERGE Aspire WX×UNIVERGE BLUEで解決できるポイントをまた改めてご紹介したいと思います。


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