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2022年12月15日 サービス紹介

事例で納得! 新しい拠点の電話導入コストを抑える方法

拠点の新設に関わる総務・システム担当のみなさんに役立つ事例をご紹介

新しい営業所や支店の開設予定があり、「なるべく手間をかけずに電話環境を構築したい」とお悩みではありませんか?

一般的に電話の構築は新しい拠点に主装置や電話機を設置するので、総務・システム担当者さんは手配や日程調整などで大忙し。

なるべく手間もコストもかけずに行いたい、というのはもちろんですが、当然ながら「この電話機能使えないの!?」なんてことがないようにしなければなりません。

今回は、新設拠点の電話構築を任されている担当者のみなさんに役立つ事例をご紹介します。

新しい拠点には「主装置不要! 電話機不要!」なのに、本社や他拠点と同等の機能で運用できる方法があるんです。

オフィスの風景
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新しい拠点の電話環境で、多くのお客さまが求める2つのこと

営業所や支店、工場など新たな拠点ができるとき、弊社には電話の構築に関するたくさんの相談をいただきますが、お客さまの多くが求めるのはこの2つです。

  1. 導入コスト・工数を抑えたい
  2. いま本社や他拠点で使っているビジネスフォン機能を新しい拠点でも使いたい

「低コストで、ラクに、機能は使えるように」というご要望になりますが、それらを叶えるべく現状をヒアリングしてみると、こんな状況であることが多くあります。

  • 保守切れのビジネスフォンを使っていて、入れ替えを検討しなければならない状況である
  • 非効率だと感じている電話運用を長年なんとなく続けている
  • スマホの活用をはじめようと思っているが、手を付けられていない
  • テレワークできる環境も作らなければと思っていたが、手を付けられていない

新しい拠点の開設時は、現状を見直す絶好の機会でもあります。

ただ単に新しい拠点の電話環境を構築するだけでなく、本社も含めた「今のビジネスフォンが最適か、非効率な運用をしていないか」と、「会社全体でどのような運用、効率化を実現したいか」を考えるべきタイミングです。

プレゼン風景
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【事例紹介】新しい拠点は主装置レスで導入コスト減!

新しく営業所を開設したお客さまの事例をご紹介します。

【株式会社 A社 様】

  • 設計/開発事業
  • 従業員100名程度
  • 現状は本社と工場の2拠点
  • 新しく営業所を開設予定
  • 保守切れのビジネスフォンを利用中だった

男性のイラスト

「新しい営業所の電話環境を構築してほしい」という依頼がありました。いまお使いのビジネスフォンを確認すると保守期限の切れた古いものを利用しており、突然壊れてしまったときのリスクを考えるとこのまま使い続けるのは危うい状況でした。

そこでまずは本社の古いビジネスフォンを最新のビジネスフォン「UNIVERGE Aspire WX plus」に入れ替えました。これで、「突然壊れてしまったけど修理できず、数週間電話が使えなくなる」というリスクをなくすことができます。

そして、新しい営業所には本社とVPNで接続されたIP多機能電話機を設置。本社の内線端末として利用することで、主装置を置かない構成を実現しました。もちろん、営業所で使う電話機は本社と同等のビジネスフォン機能が利用できます。

新しい営業所に主装置を置かないことで、導入費用・工数削減になりました。

UNIVERGE BLUEの構成図

電話機の台数を減らせば、さらに導入コストが抑えられる!

新しい営業所には主装置レスで導入コストを抑えられますが、1人1台の電話機でなく、スマホやパソコンを活用した電話運用にすることでさらにコストが抑えられます。

UNIVERGE Aspire WX plusはオフィスに設置するオンプレミスPBXですが、クラウドサービス「UNIVERGE BLUE」と連携し、スマホやパソコンでオフィスの固定電話機と同じように電話対応ができます。

新しい営業所では10人が勤務することを想定し、当初は10台の電話機端末を用意しようとしていました。ですが、電話機は常に営業所内で仕事をする事務職の方向けの4台のみとし、営業職や開発/設計職で営業所内外で動き回る6人分はスマホを活用することで、電話機端末6台分の導入コストを抑えることができました。

スマホを内線化すると電話機端末の導入コストを削減できるだけでなく、どこにいても内線通話や代表番号宛ての着信に応答できるようになるので、働き方の自由度・業務効率アップも期待できます。

固定電話機10台の予定が6台削減
いつもオフィスで仕事する事務職の4台+オフィス内外で動きまわる営業/開発職の6台

現状の改善も! 工場の固定電話機をスマホに変更し、作業を中断しない電話対応も実現

この事例の大きなポイントは「保守切れの古いビジネスフォンを入れ替えて安心の電話環境を整えること」と、「新しい営業所の電話環境をコストを抑えて高機能で構築すること」です。

ですが、もともとある工場内の電話運用に課題がありました。

工場では固定電話機を使用していましたが、従業員は電話を取るために業務を中断して電話を受けなければならないので、業務効率が落ちるという問題です。

そこでこの機会に工場の固定電話機をやめ、 スマホでの電話応答に変更。スマホであれば、動かせない固定電話機とは違い、従業員が持ち歩けるので、業務の中断を最小限に抑えられます。

UNIVERGE BLUE のアプリをインストールしたスマホでは、本社に収容された回線への着信に応答できるので、スムーズな電話応対も実現できました。

作業を中断し、慌てて電話にでる
スマホで応答! 作業中断を最小限に

NECプラットフォームズでは、新設拠点の電話構築はもちろん、いまの電話運用の改善もご提案します。

新しい営業所や支店・工場を開設するご予定がある場合は、ぜひお気軽にご相談ください。全国にあるNECプラットフォームズ営業拠点が、お客さまの新しいオフィスの近くでサポートします。


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