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2022年11月24日　オフィスコミュニケーションコラム

ビジネスフォンの買い替え時期は？差し迫った3つのタイミング

ビジネスフォンの入れ替えは費用削減と自由な働き方を実現できるチャンスです

「ちょっと電話機の調子が悪いけど、使えているからまだ大丈夫！」と、ビジネスフォンの買い替えを後回しにしてはいませんか？

電話はビジネスのライフラインなので、ある日突然電話が使えなくなってしまうと大惨事になることは想像できますよね。

ですが、「まだ大丈夫！」と買い替えは毎年先送りされ、気づくと10年…とサポート期限切れのビジネスフォンを使い続けている企業も見受けられます。

どんな製品にも寿命があるので、使えなくなってしまう“ある日”は必ず近付いています。

今回は、ビジネスフォンの買い替えが差し迫った3つのタイミングと、入れ替えの際に重要なポイントをご紹介します。

ビジネスフォンを管理する総務やシステム担当のみなさまは必見です。

ビジネスフォンを買い替えないと危ない3つのタイミング

ビジネスフォンは壊れるまで使っていいものではなく、買い替えるべきタイミングがあります。この3つのタイミングがあなたの会社にきていたら、買い替えに動き出す必要があります。

［1］販売終了後6年以上経つビジネスフォンを使っている

ビジネスフォンの法定耐用年数は税法上「6年」と決められており、どのメーカーも販売終了後6年でサポートが終了するのが一般的です。

もちろん、サポートが終了してもそのまま使い続けることはできますが、経年劣化していくので故障する日は訪れてしまうでしょう。

サポート終了後に故障してしまったら、もちろん修理はできません。

突然やってきた”その日”にビジネスフォンを買い替えようとしても、すぐに導入はできないので、数週間は電話が使えず、その間ビジネスに多大な影響があります。

［2］電話機の調子が悪いと感じている

電話機の使いにくさを感じたら、買い替えを検討し始めるタイミングです。

たとえばこんなことを感じてはいませんか？

電話機のボタンの反応が前より悪くなった
電話機の液晶画面が見にくくなった
相手の声が聞こえにくい
通話中に切れてしまうことがある

ビジネスフォンは、主装置と電話機がつながって動いています。

電話機1台に不具合を感じた場合、その1台を買い替えれば良いのではなく、主装置も経年劣化している可能性が高いので、電話機の不具合を感じながら使い続けるのはリスクがあります。

［3］オフィスの移転やレイアウト変更を行う

オフィスの移転やレイアウト変更するときは、買い替えを検討するタイミングです。

たとえば、ビジネスフォンのサポート終了までもう少しというタイミングで、オフィスの移転計画があったとします。

移転先でオフィス機器の配線をすることになりますが、「電話システムはまだいいや」と古いビジネスフォンをそのまま持っていき設置をします。

しかしそのあと数か月で故障してしまうと、移転時に行った設置・配線作業費に加え、新しいビジネスフォンへの入れ替えにかかる設置・配線作業費がかかるので、短期間で二重の費用がかかってしまいます。

ですので、移転やレイアウト変更の際は、その費用にビジネスフォンの買い替え費用も含め、一気に新しい環境にする方が得策です。

ビジネスフォンが故障するとビジネスは止まってしまう

サポート期限切れのビジネスフォンが、ある日突然故障してしまったらどうなってしまうのでしょうか。

ビジネスフォンは「明日、すぐに入れ替える」ということができません。

ビジネスフォンの入れ替えは「必要な機能・構成の打ち合わせ」→「見積もり」→「社内決裁」→「発注」→「設置日を調整」→「設置」というように、最低でも1～2週間かかるのが一般的です。

入れ替えを急ごうと思っても急げるものではなく、その間、電話は不通のままです。

会社の電話が使えないと、

お客さまに迷惑をかける
ビジネス機会を損失してしまう
従業員間のコミュニケ―ションにも影響し、多方面で業務が止まる
会社の信用度が落ちる

など、取り返しがつかないほど大きな影響があります。

さらに、ビジネスフォンの故障は、落雷や豪雨など自然災害の影響を受ける場合もあります。

たとえば、落雷により主装置の電源部が故障して発着信ができなくなってしまっても、サポートが終了したビジネスフォンは修理できません。新しくビジネスフォンを入れ替えなければならないので復旧にかなりの日数が必要になります。

また、たとえ故障していなくても「新入社員が入ったので電話機を数台増設したい」といった場合、サポート期限切れの古いビジネスフォンでは増設ができません。

ビジネスフォンは使えて当たり前のものであるからこそ、適切な時期にきちんと入れ替えないと、ビジネスに多大な影響を及ぼしてしまいます。

ビジネスフォンの入れ替えで重要な3つのポイント

ビジネスフォンの入れ替えはポイントをおさえて、計画的に行いましょう。

［1］必要な電話機能の洗い出す

いま使っているビジネスフォンの機能を洗い出すことが重要です。

着信振り分けや通話録音、コールセンター機能など、会社の運営上なくてはならない電話機能が数多くあるはずです。

部署ごとに使っている機能が異なることが多いので、きちんと調査し、必要な機能を丁寧に洗い出しましょう。

また、「こういう機能があれば便利なのに」という視点で、業務効率化につながる運用を考えることも大切です。

［2］従業員の働き方を見直す

働き方の多様化に伴い、テレワークやハイブリッドワークなど従業員が柔軟働けるようにすることは、企業にとってもはや避けられない取り組みです。

ビジネスフォンの入れ替えは、従業員がどこでも働ける環境をつくる絶好のチャンスです。

主装置と電話機を新しいものに代えるだけでなく、スマホやパソコンを使ってオフィス以外の場所でも内線通話できる環境を整えるなど、働きやすい環境を整えれば従業員の生産性向上、企業価値の向上につながります。

［3］コミュニケーション環境のトータル費用を削減する

働き方の見直しを行うと、必要な電話機台数が変わってくるでしょう。

オフィスには一人一台電話機は必要ではなくなり、端末費用を抑えられます。

また、ビジネスフォンの入れ替えの際は回線まわりの見直しはもちろん、Web会議やテレビ会議システムなど電話以外のツールも一緒に見直すことで、コミュニケーション環境全体の費用を削減することができます。

ビジネスフォンとクラウドの最適な構築はNECにお任せください

ビジネスフォンの買い替えを検討しはじめると、多くの企業で「クラウド化」の案が一度は出るでしょう。

ビジネスフォンには、オフィスに主装置を設置する「オンプレミスPBX」のほかに、オフィスに主装置を設置せずクラウド上で運用する「クラウドPBX」があります。

オンプレミスPBXとクラウドPBXはどちらにもメリット、デメリットがあります。

オンプレミスPBX：
安定した音声品質と豊富な電話機能というメリットがある一方、オンプレミスPBXだけでは柔軟な働き方に対応するのが難しい
クラウドPBX：
導入が手軽で柔軟に運用の変更できるというメリットある一方、従来の電話運用ができなかったり、通信環境がサービス事業者任せなのでセキュリティ面で不安が残る

累計52万台以上の導入実績がある当社のビジネスフォンAspireシリーズの最新機種「UNIVERGE Aspire WX plus」は、「オンプレミスPBX」と「クラウドサービス」の両方のメリットを利用できるハイブリッド構成での利用が可能です。

UNIVERGE Aspire WX plusはオンプレミスPBXなので、豊富な電話機能を搭載し、安定した音声品質で運用できます。それに加えて、クラウドコミュニケーションサービス「UNIVERGE BLUE」と連携することで、オンプレPBXでは補えない、Web会議やチャットといった柔軟な働き方に必要なクラウドのツールもひとまとめで提供します。

具体的には、スマホやパソコンでオフィスの電話機と同じように電話対応ができたり、Web会議やチャットを使ってどこにいても仕事が進められます。

ビジネスフォンを入れ替えるだけで、より自由で生産性の高い働き方がカンタンに実現できるんです。

ビジネスフォンの買い替えが差し迫った状況にあるシステム担当の方は、ぜひお早めににお問い合わせください。NECプラットフォームズはビジネスフォンの入れ替えで、費用削減とより生産性の高いコミュニケーション環境をご提案します。

NECの旧機種ビジネスフォンをご利用中のお客さまへ

NECのビジネスフォン（Aspireシリーズ）をご利用いただき誠にありがとうございます。
NEC製ビジネスフォンも法定耐用年数に準じてサポート期限がございます。お使いの機器をご確認いただき、NECプラットフォームズ営業窓口または購入された販売店へお早めにご相談ください。
弊社営業担当窓口がご不明な場合は、以下の「ビジネスフォン買い替えの相談をする」ボタンより、お問い合わせください。

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