サイト内の現在位置

オフィスで相談する従業員たちオフィスで相談する従業員たち

2020年3月27日 オフィスコミュニケーションコラム

サポート終了機器が企業に与えるリスクと失敗談

働き方アップデートのチャンスかも!?

2020年1月にWindows 7のサポートが終了したことは、みなさんの記憶に新しいと思いますが、サービスや機器にはこのようにメーカのサポート期間というものがあります。ですが、そもそもメーカのサポートが終了すると何が困るのでしょう。

弊社のキーテレフォン「UNIVERGE Aspire X」も、2020年3月31日をもってすべてのサポートを終了する予定になっていますが、今回のコラムでは、メーカのサポートが終了に関してユーザであるみなさまに知っておいていただきたいことをまとめました。

どうせ入れ替えるなら、業務の見直しをあわせて行い、働き方を改革するチャンスと捉えましょう。そのためにサービスや機器の入れ替えは、計画的に実施していきたいですね。

社内で相談をする人々
社内で相談をする人々

サポート終了後に使い続けるリスク

多くのサービスや機器はいつかはサポートが終了します。そのまま利用し続けると、ビジネスに大きな影響を及ぼすことがあるので注意が必要です。

ここではビジネスフォンを例に説明します。

ビジネスフォンの場合はサポートが終了してもすぐに壊れるわけではないので、そのまま使い続けることはできます。当社のビジネスフォン「Aspire Xシリーズ」は、ビジネスフォンの法定耐用年数に合わせ販売終了後6年でサポートを終了させていただいていますが、法定耐用年数は経理上の問題ですので機械の寿命とは関係がありません。

注意しなければならないのは、「1. 万が一故障した場合」「2. システムを仕様変更したい場合」の2点です。

1. のケースは想像できると思います。サポート終了後に万が一故障した場合、修理することができません。新しい機器への入れ替えが必要です。かなり昔のビジネスフォンは構造が単純だったこともあり、20年以上もそのまま使い続けている企業もあったと聞いたことがありますが、2000年代以降のビジネスフォンは複雑化が進んでいるので、単純な電気回路の時代と違って経年による故障のリスクは高まります。

2. のケースは見落としがちです。たとえば新入社員が入社したときに、新たに電話機が必要となる場合があります。そういう場合に、サポート終了後では電話機を追加することはできません。

いずれにしても、最も大きなリスクはこのような事態が起きたときに、明日すぐに入れ替えができるわけではないということです。ビジネスフォンに限った話ではありませんが、見積もりを取って、社内の決裁を済ませ、発注し、設置日の調整をし…なんてことをしていたら、あっという間に数週間が経ってしまいます。

その間、ビジネスフォンが使えなかったら…考えただけで恐ろしいと思いませんか。

保守切れの電話機が故障すると…
カレンダーと時計
新設には時間を要します
困っている人
お客さま対応が滞ります
会話している人
社員同士のコミュニケーションも停滞します

サポート終了のまま使って起きた失敗談

こちらは実際にあった、失敗事例です。

集中豪雨時に起こった落雷で、電話交換機の電源部が故障、すべての電話発着信ができなくなってしまいました。早急に復旧させなければと担当の保守会社に連絡してみたのですが…。
矢印
サポート終了機種のため修理不可といわれてしまいました。現行製品に入れ替えるため、手続きを含めて1週間を要し、その間お客さまの電話システムが利用できず、多くの営業機会を損失してしまったそうです。

落雷によって電話システムが停止してしまった

落雷

新入社員を採用することになり、ひとり1台の固定電話機を準備することにしました。内線電話機を5台ほど追加しようと、保守会社に連絡したのですが…。
矢印
サポート終了機種のため、増設不可といわれてしまいました。新入社員はそのまま数カ月間、電話機を共用で使うことになり、社内コミュニケーションの効率がダウンしてしまったということです。

新入社員用の電話機増設

新入社員

内線電話は、社内コミュニケーションの中心として利用している企業も多いだけに、万が一の際には大きな影響がありますよね。

これから導入するならこんなビジネスフォン

もしこれからビジネスフォンを入れ替えるなら、最新ビジネスフォン「UNIVERGE Aspire WX」をぜひチェックしてみてください。

みなさんの思い浮かべるビジネスフォンのイメージからは大きく進化しているかもしれません。

UNIVERGE Aspire WXは、ビジネスフォンでありながら、スマートフォンの内線化はもちろん、チャットやWeb会議といったコミュニケーション機能も持っていて、昨今の働き方改革に1BOXで貢献できるコミュニケーションゲートウェイとなっています。

たとえば、これまでは話したい相手と連絡がつかず仕事がストップしてしまうといったようなことも、相手の在席状況(プレゼンス表示)によってチャットで伝えたり、電話ではなかなか伝わらなかったような内容も、Web会議で資料を見ながら説明できたり。

コミュニケーションの幅がUNIVERG Aspire WXで大きく広がります。

UNIVERGE Aspire WX
UNIVERGE Aspire WX

サービス終了は働き方アップデートのチャンス

このように、サポートが終了しているサービスや機器の継続利用には大きなリスクが潜んでいますが、逆にサービスや機器の入れ替えは、これまでの働き方をアップデートできるチャンスともいえます。

決してネガティブなことではありません。

気づいたときにはサポートが終了していて十分な検討もしないまま次のシステムを導入してしまう、なんてことがないよう、自社設備はしっかりと把握しておき、計画的に入れ替えを実施していきたいですね。

PCを見ながら話す女性たち
PCを見ながら話す女性たち

こちらもあわせてチェック!


オススメ記事

テレワークができないオフィスも対策を

トータルソリューションコラム

急務! オフィス内での新型コロナウイルス感染拡大防止策

みなさんはどんな時に電話を使いますか?

オフィスコミュニケーションコラム

メールやAIチャットボットの持ちえない、電話の魅力

非効率な仕事が当たり前になっていませんか

オフィスコミュニケーションコラム

オフィスの日常に潜む非効率な業務

ビジネスフォンで動くチャットツールとビデオ通話

オフィスコミュニケーションコラム

【動画】導入企業急増中! チャットツール「UC100」の操作方法