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2022年9月8日 オフィスコミュニケーションコラム
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いま人気の「ハイブリッドワーク」のメリットと課題

システム担当者に役立つハイブリッドの環境構築に必要な3ステップを解説!

昨今、ハイブリッドワークの導入が進んでいます。

「ハイブリッドワーク」とは、オフィスワークとテレワークを組み合わせた働き方のことです。

「毎日オフィス」or「毎日自宅」ではなく、業務内容やワークライフバランスにあわせて、オフィスか自宅か効率的な方を選んで柔軟に働くことができます。

そんな今人気のハイブリッドワークにはメリットがたくさんありますが、課題もあります。今回は、ハイブリッドワークのメリットと課題、そしてハイブリッドワークの環境構築に必要な3ステップをご紹介します。

Web会議で話す女性の写真
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ハイブリッドワークのメリットは?

オフィスワークとテレワークを組み合わせた「ハイブリッドワーク」は、企業や従業員にどのようなメリットがあるのでしょうか。

[1]従業員の多様な働き方に対応し、人材を確保できる

育児や介護と両立しながら働くにはハイブリッドワークが大きく貢献します。子育てしやすい地域に住みたい、遠方にある実家の近くに住みたいなど、会社の場所を考慮せずにライフプランを立て人生を歩んでいけることで、従業員の離職を抑えることができます。

また、昨今、多くの人が企業選びで重視するのは、ワークライフバランスです。ここ数年の働き方改革と感染症対策の流れから、「テレワーク不可、オフィスワークが絶対」の企業は求人募集をかけても人が集まらないので、ハイブリッドワークは人材確保という面でも重要です。

企業内保育所の写真

[2]生産性と従業員の満足度が上がる

一人で集中して行う業務はテレワーク、チームで行う業務はオフィス、などハイブリッドワークなら、業務を効率的に進められる環境を選択し、仕事ができます。従業員一人ひとりの効率があがり、組織全体の生産性向上が期待できます。

また、ハイブリッドワークが定着するとオフィスの固定席は減り、フリースペースが増えるでしょう。社内ではさまざまな人と顔を合わせるようになります。いつも同じ景色では新しい発想がうまれにくく、気分の入れ替えも難しいですよね。オフィスが自由な雰囲気になれば、従業員の満足度も上がるでしょう。

オフィスのミーティング風景

[3]経費を削減できる

ハイブリッドワークが進むと、一人一席のデスクが必要なくなるので、オフィスの面積を縮小することが可能になります。賃料の削減はもちろん、従業員の交通費や光熱費などさまざまな経費の削減が期待できます。

オフィスのミーティングスペースの写真

「オフィス」or「自宅」 従業員が選べるから偏りが生じる?

ハイブリッドワークにはメリットがある一方で、課題もあります。

まず、従業員が働く場所を選べるようになることで、個人差が生じてしまうことです。ハイブリッドワークの大前提は「オフィスワークかテレワークかは業務内容に応じて効率的な方を選ぶ」です。

ですが、ハイブリッドワークを導入した同じ部署・チーム内であっても、個人の業務内容によって出社の必要性は異なりますし、オフィスか自宅のどちらが効率的かは従業員個人の性格やワークライフバランスを踏まえた事情に左右されます。

たとえば

  • 自宅で集中できる or 家族がいて自宅では集中できない
  • 一人の方が集中できる or 周囲に人がいた方がだらけなくて集中できる
  • オフィスでミーティングがあるけど、今日は子供の迎えがあるからテレワークが効率的

など、さまざまでしょう。いずれにしても、生産性のあがる環境を選べることがハイブリッドワークの良い点です。

ですが、以下のような事態が予想できます。

  • オフィスにいる人だけで会話が進んでしまう
  • 急な要望にも対応しやすいことから、オフィスにいる人の意思決定が優先されてしまう
  • オフィスにいる人だけが電話対応をすることになる

これは困ったものなので、対策が必要です。

また、部下をもつ人であれば、従業員によって働く状況が異なることで勤怠管理はもちろん、人事評価が難しいということもあるでしょう。

悩んでいる男性の写真
悩んでいる男性の写真

ハイブリッドワークが抱える2つの大きな課題

ハイブリッドワークで直面する大きな課題は「コミュニケーション不足」と「オフィス宛ての電話対応」です。

[1]従業員間のコミュニケーションが不足する

毎日全員がオフィスワークであれば、互いに表情や雰囲気で、仕事がうまく進んでいるか、行き詰まっているか、どの業務に時間がかかっているかなどがわかりやすいですが、ハイブリッドワークだと互いの様子や状況が見えにくくなります。

Web会議やチャットなどツールの使用環境が整っていればコミュニケーション不足はカバーできますが、そうでない場合は、電話に頼ったコミュニケーションになるでしょう。

その場合、会社支給の携帯があるかないかでも状況は変わります。

私用スマホを使うのであれば、「プライベート番号を外部に知られる」「通話料金が気になる」などの理由から、電話をかける回数が減り、より一層コミュニケーションが不足してしまうことが予想されます。

オフィスで仕事をする女性の写真

[2]オフィスの代表番号にかかってくる電話への対応

固定電話を見直す動きが高まっていますが、代表電話番号に電話をかける、その着信を取り次ぐという日本特有の電話文化はまだまだ健在しています。

基本的に代表着信はオフィスにある固定電話機でしか取れないので、オフィスワークしている人に負担がかかり、オフィスでは電話対応に追われ、本業に時間がとれないという事態になります。

また、テレワークの人は代表着信に出られないので、従業員間での不平等感にもつながります。

かといって、電話対応のために従業員が本業とは関係なく交替で出社するのでは、効率的とはいえないですよね。

会社の電話で話す女性の写真

ハイブリッドワーク環境構築の3ステップ

ハイブリッドワークが直面する「コミュニケーション不足」と「オフィス宛ての電話対応」という2つの大きな課題をクリアするには、コミュニケーション環境の整備が必要です。

ここでは、ハイブリッドワークの課題の対策を踏まえて、コミュニケーション環境を構築する際に必要な3ステップについてお話しします。

【Step-1】どこにいても同じようにコミュニケーションがとれる環境を構築する

オフィスと自宅で通話環境やコミュニケーション手段が異なってしまうと、オフィスにいる人だけで会話が進んでしまう、オフィスにいる人だけが電話対応するなど偏りが生じてしまいますよね。

そうならないためには、 Web会議やチャットといったどこでもつながれるツールの導入と、自宅でもスマホでオフィスと同じような電話対応ができる環境が必要です。

通話環境は、具体的には、

  • オフィス宛ての代表着信に、自宅でもとれるようにする
  • 私用スマホでも料金を気にせず、電話をかけられるようにする
  • お客さまや取引先など外部に電話をかける際に、個人の番号が通知されないようにする
など、考慮すべきことが多々あります。サービスによってできる機能が異なるので、自社で必要な運用や機能はなにかを洗い出しておいた方がよいでしょう。

テレワーク中の男性の写真

【Step-2】セキュリティ対策をする

まずは、電話やコミュニケーションツールの環境自体を、高セキュリティな環境で構築することが重要です。

また、ハイブリッドワークでは公共のワークスペースやカフェ、さまざまな場所で仕事ができるようになるので、パソコンやスマホをなくさない、社外の人にパソコンをのぞかれないようにするなど従業員のセキュリティ意識を高める必要があります。企業としては、セキュリティ教育を定期的に行うなどの取り組みが必要ですね。

オフィスのミーティングスペースの写真

【Step-3】通信障害が起こったときの代替手段など、BCP対策をする

従業員が別々の場所にいるので、もし通信障害が発生したら、コミュニケーションがとれない、仕事ができないということになります。通話、Web会議、チャットといったコミュニケーション手段をすべて一つのクラウドサービスに集中させるのは、万が一の事態を考えるとリスクが高いといえるでしょう。これがダメになった場合はこれ、というように、コミュニケーション手段は複数ある状態にしておく必要があります。

スマートフォンを操作する女性の写真

ここまで読んで、ハイブリッドワーク導入はハードルが高いなと感じませんか?

たしかに、今使っている電話やツールをすべて入れ替え、一気にフルクラウド化しましょうというのは正直無理があり、特に中小企業においては現実的ではありません。

NECプラットフォームズがご提案するのは、フルクラウド化ではなく、今お使いの電話はそのまま、無理なく、ハイブリッドワークを始める方法です。

詳しくは、UNIVERGE BLUEについての記事をぜひお読みください。


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