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2022年8月25日 オフィスコミュニケーションコラム

クラウドPBXでなく、オンプレミスPBXを選ぶ2つの理由

「オンプレミスPBXでは働き方の自由度があがらなそう…」というイメージが変わる!

いま、多くの企業で電話システムの見直しに取り組んでいます。

最適な電話運用はもちろん、従業員の働き方の多様化に対応できる方法を模索している企業が多く、中でもクラウドPBXは、“導入がかんたんでどこでも電話対応ができる”と話題にあがることが多いですよね。

クラウドPBXの導入を検討したことがあるという担当者の方も多いのではないでしょうか。ですが実際は、オンプレミスPBX(=設置型のシステム)を選ぶ企業が多いのをご存じですか。

今回は、オンプレミスPBXとクラウドPBXの違いを改めて整理するとともに、オンプレミスPBXを選ぶ理由についてお話します。

電話で話す女性の写真
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オンプレミスPBXとクラウドPBXの違い

オンプレミスPBXとクラウドPBXは、わかりやすくいえば「主装置」と呼ばれるオフィス内に設置する機器があるかないかの違いです。

オンプレミスPBX

オンプレPBXの概念図

クラウドPBX

クラウドPBXの概念図

利用する端末は、オンプレミスでもスマートフォン(以下、スマホ)を内線化できるソリューションは数多くあるので、固定電話機とスマホどちらも利用できるという点で違いはありません。

オンプレミスPBXとクラウドPBXの違いを一覧にまとめてみました。

 
オンプレミスPBX
クラウドPBX
音 質

電話網を使うので安定

インターネット経由なので環境次第
導入スピード

主装置設置が必要なため、導入に時間がかかる

主装置設置が不要なため、導入スピードが早い
初期費用

主装置の購入・設置費用がかかる

思ったよりも初期設定費用がかかったという声も多い
ランニングコスト

保守・メンテナンス費用がかかる

基本料金を含めると高額/長く使うと割高な場合がある
電話機能

電話機能が豊富
自社に合わせたきめ細かい運用ができる

オンプレミスと比べて機能に幅がない
従来と同じ電話番号を利用できない場合がある
セキュリティ

自社保有、自社運用できるので高セキュリティ

サービスによってさまざま/サービス提供者任せ
カスタマイズ性

自社用にカスタマイズが得意

自由なカスタマイズは不得意
変化への対応

都度システムの設定変更が必要

利用者の追加や変更が簡単
障害対策

非IPの電話機を採用するなどさまざまな対策が取れる

ネットワーク障害が発生すると致命的な問題になる
BCP対策

オンプレミスの自社設備なら、建物が無事であれば災害時でも内線通話は利用できる可能性が高い

自社内で完結していないので、サービス提供者など外部要因の影響を受ける

「すぐに導入したい」と導入までに時間がない場合は、オンプレミスPBXよりクラウドPBXの方が要望を満たせるでしょう。

また、利用者の追加や変更が頻繁にあることが想定される場合も、クラウドPBXの方が運用しやすいかもしれません。

ではその一方で、オンプレミスPBXを選ぶのはどんな場合でしょうか。

企業がオンプレミスPBXを選ぶ2つの理由

初期費用が高く、導入に時間がかかっても、オンプレミスPBXを選ぶ理由は、「顧客満足」と「会社の信用」のためです。

電話対応は企業の顔ともいえるほど重要で、つながらなかったり、丁寧な電話対応ができていないと、企業のイメージや信頼が下がるのは避けられません。

オンプレミスPBXの最大の強みは、丁寧なお客さま対応を安定して行えることです。

  • 顧客満足
    お客さまをお待たせしない、適切な窓口に誘導する、電話応対向上のために通話録音をするなど、顧客目線でベストな電話対応を行うには豊富な機能が必要です。オンプレミスPBXなら、きめ細やかな電話機能に加えて、自社の運用に合わせて機能のカスタイマイズもできるので、最適な運用ができます
  • 会社の信用
    「聞こえない、聞こえにくい」といった状態は、企業の信頼が下がるだけでなく、従業員の業務効率も下げてしまいます。オンプレミスPBXなら、音声網を使った安定した通話が可能です。また、社内ネットワークを利用できる点も、クラウドPBXよりセキュリティ面で安心して運用できます。

「丁寧な電話対応をしたい」「安定した音声で通話したい」「セキュリティ対策をしっかりしたい」という企業はオンプレミスPBXを選んでいます。

オンプレPBXのデメリットがあっても…
この2つが重要

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多様な働き方に対応するため、ツールを増やす?

テレワークや出社と自宅勤務を組み合わせたハイブリッドワークなど、昨今の働き方の多様化への対応は企業としてもはや避けられません。

クラウドPBXは、オフィスにシステムの設置が不要で、利用者の追加や変更が手早くできることから、一般的には従業員の多様な働き方に対応しやすいといわれています。

その一方でオンプレミスPBXは、オンプレミスPBXだけで自由な働き方を実現するのはすこし難しいというのが現実です。

このような状況から、オンプレミスPBXを選ぶ多くの企業では、今このようなシステム体制をとっています。

最適な電話対応に必要
従業員がどこでも働けるために必要な コミュニケーションツール

オンプレミスPBXのほかに、Web会議やチャット、プレゼンスなど、従業員がどこでも働けるために必要なコミュニケーションツールを利用している状態です。

この状態で、最適な電話対応と従業員の自由な働き方が問題なく実現できていれば良いのですが、複数サービスの管理やいくつものアプリを利用しているのは、管理面・利用面からみてもベストな状態とは言えないでしょう。

「これもあれも必要!」とツールを増やしたことで、管理工数が増えたり、業務効率が上がらないのであれば見直す必要があるかもしれません。

オンプレミスPBXとクラウドサービスが連携すれば解決!

オンプレミスPBXとコミュニケーションツールを利用している場合、それらを単独で使うので、管理面・利用面で効率的ではないのが問題ですよね。

NECプラットフォームズのオンプレミスキーテレフォンとクラウドコミュニケーションサービス「UNIVERGE BLUE(ユニバージュブルー)」なら、連携が可能です。

オンプレPBXとクラウドコミュニケーションサービスの連携

UNIVERGE BLUEは、通話、チャット、Web会議、ファイル共有といったビジネスに必要なツールをひとまとめで提供するクラウドサービスです。

オンプレミスキーテレフォンと連携するからこそ、スマホやパソコンがオフィスの固定電話のように使えて内線通話や会社宛ての代表着信に応答できます。

スマホやパソコンに専用アプリをインストールして利用しますが、ひとつのアプリ画面から、通話もチャットもWEB会議もファイル共有もすべて行えるので、複数ツールを扱う必要がなく、ユーザビリティが高いのが特長です。

さらに管理面では、オンプレミスPBXもコミュニケーションツールもひとまとめで当社にお任せいただくことで、問い合わせ窓口が一本化され、「何かあればNECに聞けばよい」という明瞭な運用が可能になります。万が一のトラブルの際も、サポート体制が整っているので安心です。

電話をはじめとしたコミュニケーションツールはビジネスのライフラインであるからこそ、顧客満足も従業員満足もどちらも叶う方法を考えてみませんか?

長年、多くの企業の電話運用を構築してきたNECプラットフォームズでは、数多くのソリューションからお客さまに合った構築方法をご提案します。ぜひお気軽にお問い合わせください。

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