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2022年9月15日 オフィスコミュニケーションコラム

スマホ内線化4つの仕組みと、メリット/デメリットを比較しました

これでスッキリ! スマートフォン内線化サービスの選び方

スマートフォン(以下、スマホ)の内線化は、テレワークやハイブリッドワークの浸透から、多くの企業で導入・検討されています。

スマホを内線化すれば、内線通話や保留転送、会社番号での発信など、スマホをオフィスの固定電話機のように使うことができます。

スマホ内線化は、以下のようなメリットが挙げられます。

  • オフィス以外でも内線通話できるので、多様な働き方に対応できる
  • 固定電話機よりコストを削減できる
  • オフィスの移転やレイアウト変更がかんたんになる

このようなメリットがあることから、いま多くのスマホ内線化サービスが登場しています。

ですが、「内線化の方法やサービスの特長がよくわからない」「自社に最適な方法をどのように選んだら良いかわからない」とお悩みではありませんか?

今回は、そんなお悩みの担当者の方へ、スマホ内線化の仕組みと4つの方法を整理し、サービスを選ぶ際のコツをお話しします。

これを読めば、スマホの内線化をスッキリ整理、最適なサービスの選び方がわかりますよ。

オフィスでスマートフォンを操作する男性の写真
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スマホを内線化する仕組みは4つの方法がある

スマホを内線化する仕組みは主に4つの方法があります。

  1. オンプレミスPBXで内線化する
  2. いまお使いのオンプレミスPBXにスマホ内線化用アダプタをつなげて内線化する
  3. クラウドPBXで内線化する
  4. キャリアのFMCサービスで内線化する

それぞれの仕組みは、このようなかたちです。

オンプレミスPBX

オンプレミスPBXの図

スマホ内線化用アダプタ

スマホ内線化用アダプタの図

クラウドPBX

クラウドPBXの図

FMCサービス

FMCサービスの図

オンプレミスPBXは、自社内に設置する主装置とよばれる電話システムを経由し、スマホを内線化します。

また、今オンプレミスPBXをお使いの場合やこれから導入する場合は、主装置にスマホ内線化用アダプタを接続し、スマホを内線化するという方法もあります。これは、お使いの機種によって利用可否が異なるので購入元に確認が必要です。

クラウドPBXは、自社内にシステムは設置せず、サービス事業者の提供するインターネット環境を利用し、スマホを内線化します。

そしてFMCサービスは「Fixed Mobile Convergence」の略で、キャリアが提供するサービスです。各キャリアが提供するFMCサービス網内で固定電話とスマホを一つにし、内線通話を可能とします。

また、スマホを内線化するには、この4つの仕組みのいずれかを選ぶのに加えて、スマホ自体をどうするか決めなければなりません。

会社支給のスマホ or 個人のスマホ

  1. 会社支給のスマホを従業員に配る
  2. スマホは支給せず、従業員個人のスマホを使う

スマホ内線化方法それぞれのメリットとデメリット

それぞれの内線化方法のメリットとデメリットをまとめました。

 
オンプレミスPBX
スマホ内線化用アダプタ
クラウドPBX
FMCサービス
特 長 自社内に設置した主装置の持つ内線化機能を利用 オンプレミスPBXにスマホ内線化用アダプタをつなげて利用 サービス事業者の提供するインターネット上のサービスを利用 キャリアの提供するサービス網内で内線化を利用
利用端末
会社支給のスマホ or 個人スマホ
会社支給のスマホ or 個人スマホ
会社支給のスマホ or   個人スマホ
会社支給のスマホのみ
(キャリアを1つに絞る)
システムの有無
自社内にシステムの設置が必要
自社内にシステムの設置が必要
自社内にシステムの設置が不要で導入が手軽でカンタン
自社内にシステムの設置が不要で導入が手軽でカンタン
機 能
オンプレミスPBXは機能が豊富
オンプレミスPBXの機能が使える
サービスにより使えない機能がある
(一般的にオンプレミスPBXより機能の幅がない)
連携するオンプレミスPBXによっては一部機能に制限がある
導入費用
  • 新規の場合
    主装置の設置費用がかかるので高額
  • オンプレミスPBX利用中の場合
    内線化機能の追加(ライセンス)料のみ
  • 新規の場合
    オンプレミスPBXとアダプタの購入・設置が必要で高額
  • 対応しているオンプレミスPBXの場合
    アダプタの購入費用のみ
システムの設置費用はかからないが、初期費用や基本料金がかかる
システムの設置費用はかからない
月額費用
基本的に月額利用料はかからない
(保守等は別途必要)
基本的に月額利用料はかからない
(保守等は別途必要)
基本料+人数分の月額利用料がかかり、長期でみると高額の可能性がある
基本料+人数分の月額利用料がかかり、長期でみると高額の可能性がある
ポイントのまとめ
  • 豊富な電話機能を使いたい会社におすすめ
  • 設備を自社内に設置する必要がある
  • 対応しているオンプレミスPBXを利用中であれば、手軽にアドオンできる
  • 設備を自社内に設置する必要がある
  • システム設置が不要なので手軽に開始でき、従業員の増減にも簡単に対応できる
  • サービス障害が発生すると電話が使えなくなる
  • キャリアの音声網を使うので安定した音質を保てる
  • キャリアを1社に絞る、スマホを支給するという制約がある

この比較表を見れば、内線化方法それぞれのメリットとデメリットがわかると思いますが、どのように選んだら良いか迷うのではないでしょうか。

まず一番わかりやすいのが、FMCサービスです。FMCサービスは、「利用するキャリアを1社に絞る」「会社支給のスマホが必要」という制約があります。

それができない場合はオンプレミスPBXかクラウドPBXのどちらかを選択することになりますが、オンプレミスPBXかクラウドPBXどちらが良いかは、スマホ内線化の比較だけで判断するのは危険です。

いまオンプレミスPBXを利用中の場合は、多岐にわたる高度な電話機能を使っているはずです。

いまオンプレミスPBXをお使いの会社であれば、まずは利用している機能を洗い出し、購入した販売店やメーカーにスマホ内線化の相談をすることをおすすめします。スマホ内線化用アダプタを接続して内線化するなど、低コストで手軽な方法が見つかるかもしれません。

一般的に、オンプレミスPBXを選ぶのは、豊富な電話機能、安定した音質、しっかりしたセキュリティ対策が必要な会社です。その一方クラウドPBXを選ぶのは、導入時の手軽さと頻繁にある従業員の増減へ簡単に対応できることを重視する会社です。

オフィスコミュニケーションコラム

オンプレミスPBXとクラウドPBXの比較についてはこちらのコラムでも紹介していますので、両者のメリットとデメリットを参考にしてみてください。

スマホ内線化の費用比較は難しい! 比較する際のポイント

スマホ内線化の費用は、単純比較するのはなかなか難しいものです。

どの方法を使ったとしても、導入費用か月額費用、またはその両方がかかりますが、費用として含めるのはそれだけではありません。

たとえば、「スマホを従業員に支給する費用」と「Web会議やチャットなど電話以外のツールにかかっている費用」を考える必要があります。

それらを踏まえて、以下2点を考えてみましょう。

[1]内線通話をするのに、スマホは本当に必要?

基本的にスマホは、会社支給か、個人用スマホかのいずれかですが、会社支給の場合は当然ながら人数分の端末費用がかかりますよね。

ここで一度考えるべきなのは、オフィス以外の場所でも内線通話をする方法がスマホだけかということです。

パソコンでソフトフォンのような使い方で通話ができれば、なにもスマホにこだわる必要はないですよね。電話の回数が少ない方には、パソコンで通話がちょうど良い場合があります。

ですので、「内線化=スマホ」と一択でなく、自社の運用にあわせてパソコンを内線端末として使う方法も選択肢の一つとして考えてみると良いでしょう。

テレワーク中の男性の写真

[2]Web会議やビデオ会議、チャットなど電話以外のツールの費用はいくらかかってる?

スマホ内線化の検討は、コミュニケーション環境を見直すということです。スマホをどのようにコスパよく内線化するかに目が行きがちですが、こんなことに心当たりはありませんか?

  • 月額費用が高いテレビ会議システムを使っている
  • チャットやWeb会議は月額費用を払ってクラウドサービスを使っている
  • 無料のWeb会議ツールを使っていて、セキュリティ的に危ないなと思っていた

オンプレミスPBXでもクラウドPBXでも、スマホ内線化サービスには付随する機能としてWeb会議やチャットが利用できるケースがあります。ですので、「スマホ内線化+Web会議+チャット」コミュニケーションツールトータルでいくらかという点で費用は考えるようにしましょう。

テレワーク中の女性の写真

幅広い内線化ソリューションを提供できる会社に相談するのがベスト

スマホの内線化方法はそれぞれメリットデメリットがあり、費用比較も難しいことから、どれが安い、どれが高いとはいえず、すべての会社に共通して「これがおすすめ!」といえるものはないでしょう。

最善な方法は会社によって違うので、だからこそシステム担当者を悩ませてしまいます。

現状をすべて把握し、機能を調べ、費用を比較するなどやるべきことは山積みで、どこから手を付ければ良いのかわからなくなるかもしれません。

だからこそおすすめしたいのは、幅広くソリューションを持っている会社に相談することです。

当然のことながら、一つのスマホ内線化方法しかラインナップになければ、それしかおすすめしてくれませんよね。

また、ここまでは会社全体としてのスマホ内線化を想定してお話ししましたが、より具体的に導入を検討しはじめると、部署・チーム単位で最善の方法を探さなければいけません。

たとえば、営業部なら全員にスマホが必要ですが、経理部で週に数回テレワークをするような状況ならパソコンで通話がちょうど良くスマホを使う必要がないかもしれませんよね。

NECプラットフォームズは、そんなお困りのシステム担当者さまと最善のスマホ内線化方法を共に考え、提案いたします。

豊富なスマホ内線化ソリューションをご用意していますので、部署単位、チーム単位でソリューションを組み合わせながら、最善の環境を構築することができます。

ちなみに、NECプラットフォームズのオンプレミスPBX「UNIVERGE Aspire WX plus / Aspire WX / Aspire UX」をお使いの場合は、接続可能なスマホ内線化用アダプタがありますので、アドオンするだけで手軽にスマホの内線化が可能です。ぜひお気軽にお問い合わせください。

都会の風景と女性の写真
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