サイト内の現在位置

2020年3月5日　オフィスコミュニケーションコラム

新型コロナウイルスの影響がさまざまなところで出ていますが、企業の働き方にも大きな影響を与えています。昨年から続く働き方改革の流れもあって、国は感染拡大の防止を目的にテレワークを推進していますが、すべてのオフィスで実施できるわけではありません。

特に中小規模のオフィスをはじめ、業種や業態によっては大規模なテレワークが実施できない企業も多くあります。そのような企業でもオフィス内での感染拡大は防止しなければなりません。

今回のコラムでは、そのような企業でぜひ取り組みたい、IT機器を使ったオフィスの取り組みを紹介します。企業の社会的責任として、できる限りの対応をしたほうがいいですよね。

テレワーク以外でも感染拡大防止の最良策を

昨年の働き方改革の取り組み以降、テレワークを利用する企業が年々増加しているとはいえ、300人以下の企業でのテレワークの利用状況はいまだ14%程度に留まっています。2,000人以上の大企業ではすでに約半数が取り組んでいるのと比べると圧倒的に少ないといえます ^(※1)。

しかも、未導入の最も大きな理由はコスト面ではなく、“テレワークに適した仕事がない”というものです。業務の内容が企業の規模によって大きく違うわけではないのですが、やはり従業員数の違いによって、1人がカバーしなければならない業務範囲に違いが出ます。そのため、大企業に比べ中小規模のオフィスではテレワークがなかなか進まないのもうなずけます。

とはいえ、昨今の新型ウイルスの感染拡大防止は最優先事項であることに違いありません。テレワークが無理でも、オフィス内での感染拡大を防止する取り組みはするべきです。

その方法は大きく二つ。

一つは「誰がいつ部屋に入って、誰がいつ部屋から出て行ったか」という入退室の管理。それともう一つは「コミュニケーションの際の濃厚接触を避ける」ということです。

それぞれ詳しくみていきましょう。

感染拡大を防ぐ方法［1］- 入退管理

オフィスの入り口が施錠されていないので誰でも自由に入れてしまう――そんなオフィスは最近ほとんどなくなりましたが、単に鍵をかけているだけでは「いつ、誰が入ってきたか」という情報は、あとから確認することができません。感染拡大防止の観点からも、オフィスにいる従業員・いない従業員、いつ誰が入って・誰が出たのかを、正確に把握しておく必要があります。

そこで活躍するのが『入退室管理システム』です。

従業員がオフィスに入ってくる際、ICカードをリーダにかざすことで電気錠が解錠し、それと同時にその従業員がオフィスに入ったという情報をログとして取得することができます。

また、部屋から出るときも同様にICカードをかざすことで、その従業員はオフィスから出たというログも残ります。

この入退管理は災害時の安否確認としても利用されるものですが、今回の場合、万一の場合に効率的な事態の把握と収束に向けた対策に役立ちます。

さらに、サーマルカメラなどと組み合わせれば、体表面温度が設定範囲外の人はオフィスへの入室を許可しない、といった連携も可能です^（※2）。

感染拡大を防ぐ方法［2］- 接触を避けたコミュニケーション

しっかりと感染対策を行っていても、症状が出ていない感染者もいるので、オフィス内で不特定多数の従業員との接触は極力さけるべきです。

できる限り人との接触を避けるために、フリーレイアウトにしてデスクの間隔を空ける、直接の会話を最低限にする、会議室に集まってミーティングはしない、頻繁にオフィスへの出入りをしない、といった取り組みが有効です。しかし、その際の懸念はメンバー間のコミュニケーション低下です。

このような状況でも十分なコミュニケーションを取るには、電話やチャット、Web会議といったツールを使いこなすことが必要です。

フリーレイアウトとはいえ、固定電話が必要になることは多いですから、好きな席に座ったら電話機に自分のIDでログインすることで、どこでも自分の内線電話機を利用できます。

また、顔が見える位置にいるメンバーともチャットなら直接声を出さなくとも会話することができますし、Web会議なら自席からミーティングを行うことができます。もちろんそれらは、社内メンバーだけでなく、拠点メンバーや外出中のメンバーともコミュニケーションが可能です。

これらのツールを使えば、わざわざ顔を合わせなくとも十分なコミュニケーションを取ることができます。

従業員を守るために、オフィス内でできること

入退室管理システムやコミュニケーションツールなど、働き方改革の文脈からは「うちには関係ない」と思っていたツールも、このようにオフィス内でのウイルス感染拡大防止にも活躍します。

当社の入退管理システムやコミュニケーションツールは、中小規模のオフィスに向けたソリューションもご用意しております。複雑なシステム構築の必要がなくシンプルな構成なので、期間的にもコスト的にも導入しやすいのが特長です。

テレワーク環境を今から構築するのは難しくても、まずはオフィス内の環境を整えることから始めてみませんか？

タッチパネル電話機のご紹介

ITがもっと身近に感じる情報コラム