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2023年10月26日　オフィスコミュニケーションコラム

オフィスを拡張予定なら！　新しいフロアの電話環境を配線レスで構築

「クラウドPBXだと電話番号が変わっちゃう…」と新しいフロアの電話にお悩みの方必見！

オフィスを拡張予定で新しいフロアの電話をどう構築するか、お悩み中ではありませんか？

昨今、首都圏を中心にテレワークが浸透し、オフィスの縮小傾向が続いていましたが、そんななかでも、当社には「フロアを拡張するから新しいフロアの電話環境を相談したい」との問い合わせをたくさんいただいています。

そこで今回は、お客さまの多くがオフィス拡張時に新しいフロアの電話環境に求めることと、そこで直面する課題、その解決策についてお話しします。

クラウドPBXかオンプレミスPBXかどちらか選ばないといけない…と悩んでいる担当者は必見の「ハイブリッド構成」をご紹介します。

新しいフロアの電話構築で直面する3つの課題

フロアの拡張が決まり、いざ新しいフロアの電話をどうするか考え始めるとさまざまな課題がみえてくるでしょう。

多くの場合、新しいフロアでは低コストでの構築という費用面はもちろん、「配線レス」「固定電話機削減」「現状よりも効率的な電話運用」といったことの実現を要望されます。

ですが、実際に検討を始めるとこのような課題に直面することが多いようです。

［1］配線レス・脱固定電話を目指すが、最適なものがわからない

複雑な配線を避けたい、従業員の柔軟な働き方に対応した電話運用がしたいと考え、さまざまなサービスやメーカーのモバイルソリューションを調査。ですが、モバイルソリューションは各社から数多くのサービスや製品があるため、その中から自社にもっとも合っている方法がわからない、と悩まれるお客さまが多いようです。

［2］クラウドPBXを検討するも、電話番号を変えなければいけないとわかり断念

クラウドPBXの導入を検討し、さまざまな会社から提案を受けてみると、一部電話番号は050番号へ変更する必要があると発覚。すべての電話番号を引き続き利用することができなくなるという問題がみつかり、ふりだしに戻るといったケースが多いようです。

［3］クラウドPBXでは、今使っている機能が使えないとわかり断念

メインフロアは従来のビジネスフォン運用を行いたいと思っていたが、クラウドPBXでは機能的な制約も多く、今メインフロアで使っている機能が使えなくなるという問題がみつかり断念した、というケースも多いようです。オンプレミスPBXとクラウドPBXを比較すると、オンプレミスPBXの方が利用できる機能が断然多いので、いまオンプレミスPBXを使っている企業では、そう簡単にクラウドPBXに移行とはいかないのが現実のようです。

クラウドPBXとオンプレミスPBXの機能差分については、以下のコラムでまとめて紹介していますのであわせてご確認ください。

「オンプレミスPBXでは働き方の自由度があがらなそう…」というイメージが変わる！
クラウドPBXでなく、オンプレミスPBXを選ぶ2つの理由

また、これら3つの課題に加えて最近多いのは、すでに従業員に配布しているスマートフォンの活用を改めて検討したいというケースです。「スマホ端末は準備しているけど活用できていない」「従業員に貸与はしているけど、通話料や使い勝手に課題を感じている」などの課題も、新しいフロアの電話構築の際、解決する必要がありますよね。

【事例】配線レス＆電話番号変更なしの電話環境

これら3つの課題を抱えていたお客さまが、NECプラットフォームズのビジネスフォンとクラウドサービスを組み合わせたハイブリッド構築で解決した事例をご紹介します。

業種：サービス業
規模：従業員100名程度
事業所：メインフロア＋今回新たに拡張する新規フロア
従来使用していた電話システム：オンプレミスPBX

当社のビジネスフォン「UNIVERGE Aspire WX plus」と、クラウドサービス「UNIVERGE BLUE」を組み合わせて構築したお客さまの電話環境はこのようなものです。

UNIVERGE Aspire WX plusとUNIVERGE BLUEを組み合わせて構築した電話環境の図

メインフロアに設置するAspire WX plusはオンプレミスPBXなので、従来使っていた機能が使えなくなるということはなく、継続利用できます。このお客さまの場合は保守期限の切れた古いオンプレミスPBXを使っており、最新のビジネスフォンに入れ替えたことで、故障のリスクを減らし、より便利な機能を使ってメインフロアの電話対応効率化にもつながりました。

ハイブリッド構築だから実現できる3つポイント

これまでのビジネスフォンの運用を変えずに、新しいフロアで「配線レス＋電話番号の変更なし」というのは、オンプレミスPBX、クラウドサービス、どちらか一方では実現が難しく、両者を組み合わせたハイブリッドだからこそ叶えられます。

［1］新しいフロアはスマホを使って「配線レス」を実現

クラウドサービス UNIVERGE BLUEは、スマホがオフィスの固定電話機と同じように利用できるサービスです。スマホにアプリをダウンロードし内線化でき、保留、転送、オフィス宛ての代表着信への応答など、ハイブリッド構成だからこそスマホが固定電話機と同じように利用できます。

［2］既存の電話番号を変えることなく運用

クラウドPBXでは、一部電話番号を変更しなくてはいけない場合がありますが、ハイブリッド構成であれば従来利用していた電話番号を変えることなくスマホ内線を増設し、今までの電話運用を継続することができます。

［3］最低限のランニングコストでスマホの内線化ができる

スマートフォンを内線化するには、多くの場合、装置のレンタル料やチャネルの使用料、クラウドサービスであれば基本使用料などさまざまな諸費用がかかります。それに対しハイブリッド構成の場合は、Aspire WX plusの導入費以外、UNIVERGE BLUEのランニングコストはIDの使用料のみなので、費用を抑えられます。

オフィスの拡張・移転は電話対応効率化を見直すチャンスです

新しいフロアの電話環境は頭を悩ませることが多いと思いますが、オフィスの拡張や移転は、現状を見直し、効率化できるチャンスです。

ただ単に従来使っていたビジネスフォンで電話台数を増やしたり、そのまま移転先で使うのではなく、いまの運用で非効率な部分はないのか、働き方をより柔軟にできる方法はないのか、考えてみましょう。

NECプラットフォームズでは、電話環境構築はもちろん、最適なネットワーク構築や勤怠管理など、オフィスで最も効率よく働ける環境づくりの提案をしています。

ぜひお気軽にご相談ください。

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