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2020年4月28日 オフィスコミュニケーションコラム

出社リスクを回避しながら、オフィスの電話応対を可能とする方法

非常事態のテレワーク。けれど会社には電話がかかってくる

政府の緊急事態宣言によって、より強力に不要不急の外出自粛が求めれるようになり、各企業のテレワークへの取り組みも急速に拡大しています。

しかし、日本企業には代表電話の文化が根付いていて、顧客対応も会社の電話を使って行うのがまだまだ一般的です。

総務省の調査結果でも、テレワークを実施したくてもできない企業は「顧客などの外部対応に支障があるから」という理由が多くを占めています。

今回のコラムでは、そのような企業にぜひ教えてあげたい、テレワーク環境でも代表電話の運用を可能にする方法を紹介します。企業の社会責任として、できる限りリスクを排除する取り組みをしていきたいですよね。

自宅でテレワークする夫婦
自宅でテレワークする夫婦

社員に出社させるか、電話応対をあきらめるか

多くの日本企業にとって事業継続のために代表電話はとても重要です。テレワークを実施するにしても、一部の社員は電話対応のためだけに出社させている、という企業も少なくないようです。

ただ、本コラム執筆時点では日本の情勢はあまりいい方向に向かっているように思えません。この状況がいつまで続くのかまだまだ不透明な状況です。

今後もしもっと状況が悪くなったら…。社員にリスクを負わせるわけにはいきませんし、そうなると電話応対は諦めるしかない、ということになります。

そこで、その解決方法のひとつとして"会社の電話をそのまま持ち帰れたら"、自宅でもオフィスと同じように電話に応対することができますよね。

どういうことか、もう少し具体的に説明してきます。

オフィスで1人で働く男性
オフィスで1人で働く男性

オフィスの電話を持ち帰れば解決する

ここで課題になっていることは、実はたった2つのとてもシンプルなものです。

  • 会社にかかってきた電話を家で取ることができない
  • 携帯電話では保留や転送操作が難しい

なので、これらを解決するには、家に固定電話を置いて会社に電話がかかってきたらその電話で応対できればいいだけです。

こう考えると、とてもシンプルですよね。

それを実現するには、当社のビジネスフォン「UNIVERGE Aspire WX」の「DT900」を使います。

有事の際に、ふだんオフィスで使っているDT900のLANケーブルを抜き、自宅にそのまま持ち帰ってインターネット環境につなげば、さっきまでオフィスで使っていたのと同じ状態で使うことができるのです。

会社に電話がかかってくれば自宅のその電話が鳴って、ふつうに応答することができ、保留や転送もいつも通り。

どうでしょう、便利だと思いませんか?

  • 注意:
    ただし、この機能を使うには導入時に工事者による設定が必要となりますので、すでにDT900をお使いのお客さまは、本機を導入した販売店へご相談ください。
UNIVERGE Aspire WX
UNIVERGE Aspire WX

システム全体を入れ替える必要はない

しかし、この機能を使うためには、オフィスのビジネスフォンシステムを当社のUNIVERGE Aspire WXに変更する必要があります。が、「なんだ、それじゃハードルが高すぎる」と思われた方、ちょっとお待ちください。

ビジネスフォンをまるまる交換しなくとも、ゲートウェイ装置としてオフィスに置いておき、有事の際には、今お使いのビジネスフォンからUNIVERGE Aspire WXに転送させるという方法もあります(下図参照)。

この方法なら、UNIVERGE Aspire WXを最小構成で構築することができるので、コストも抑え、スピーディに導入することが可能となります。

社員全員が電話を持ち帰る必要はありません。よく電話応対するメンバーだけ持ち帰ってもらい、そのほかのメンバーは携帯電話を使えばシステムはよりシンプルになります。もちろん、当社にはスマートフォンを内線化するソリューションもあります。

既存ビジネスフォンからの転送を受けるためにAspire WX側にも電話回線が必要です
既存ビジネスフォンからの転送を受けるためにAspire WX側にも電話回線が必要です

オフィスコミュニケーションのノウハウを提供します

これまで長年、日本企業のオフィスコミュニケーションを支え続けてた私たちNECプラットフォームズだからこそできることがあります。

世の中が大変厳しい状態となっていますが、みなさまの事業継続のため、私たちは製品・サービスの提供だけでなく、これまで蓄積してきたオフィスコミュニケーションのノウハウも今後継続して提供させていただきたいと考えております。

自宅で電話をする男性
自宅で電話で話す男性

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