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2019年10月17日 働き方改革動画

毎日使うビジネスフォンが、働き方改革に使われない理由

「働き方改革」への取り組み、進んでいますか?

「働き方改革」への取り組みは、みなさんの企業では進んでいるでしょうか。

2019年4月1日から順次施工されている「働き方改革関連法案」などもあり、企業には早急な「法令遵守が可能な体制」が求められているという状況にあるということは、もう十分にご存じの通りです。

ただ、一言で「働き方改革」といっても、市場にリリースされているソリューションを見てみると、マネジメントを強化しガバナンスを効かせるもの、多様な働き方を促進するもの、作業の効率化や負荷軽減させるもの、など、じつにさまざまな切り口があります。

(再生時間:2分49秒)

音声テキスト

「働き方改革」への取り組みは、進んでいますか。
いざ始めるにも…その切り口はじつにさまざまなものがあります。
第一の目標として挙げられるのは、「これまでと同じ生産性を、これまでよりも少ない人材、あるいは短い時間で確保すること」ではないでしょうか。
そのためには、社員ひとりひとりの業務分担の見直しや社員間での共有が必要です。
そして、それらをスムーズに実行するために求められるのが”社員同士のコミュニケーション”です。
では、オフィスでのコミュニケーションツールというと何を思い浮かべますか。
携帯電話やメールはもちろんですが…働き方改革のツールとして、ビジネスフォンに注目する企業はあまり多くありません。なぜでしょう。
「働き方改革」というと、モバイル端末を使って、いつでもどこでも働ける環境をつくることに注目が集まりがちです。
ですが、社員全員がその働き方を必要としているか、という点について、もう少し考えなければなりません。
働き方改革は、育児、介護の必要がある社員や、外に出て働く社員など、特定の社員だけを対象としたものではなく、社員全員の働き方を変えるという考え方を持つ必要があります。
それでは、その点を踏まえ、ビジネスフォンで何ができるのかということですが…
NECプラットフォームズの最新ビジネスフォン「UNIVERGE Aspire WX(ユニバージュ アスパイア ダブリューエックス)」は、ビジネスフォンでありながら、チャット機能やWeb会議の機能を持っています。
操作は、とても簡単。
内線電話機と連動、セキュリティの高さ、クラウドサービスとは違い、月額利用料がかからないなど、多くの利点があります。
ビジネスフォンは、オフィスコミュニケーションゲートウェイへ。
「UNIVERGE Aspire WX」を起点に、スピード感あるスピーディーなコミュニケーションを実現。
これまでになかった社員同士の新たなコラボレーションを生み出します。

働き方改革への取り組み、どこから始める?

私たちも多くの企業の方と話をすることがありますが、働き方改革についてはみなさん各々さまざまな取り組みをされています。

ただ、一方で「何から始めたらいいのかわからない」というおっしゃる方も実際に非常に多いということがわかりました。

では何から始めたらよいのでしょう。

何から始めるのが正解なのかは企業ごとに事情が異なると思いますが、あらゆる企業で”社員のコミュニケーションの向上“は必須項目であり、働き方改革への取り組みの中でも特に優先順位をあげて取り組むべきだと私たちは考えています。

2019年4月から順次働き方改革関連法が施行
2019年4月から順次働き方改革関連法が施行

働き方改革の第一の目標は、少ない人材で、もしくは、短い時間でこれまでと同じだけの生産性を確保することです。インフラ整備や労務管理などはもちろん必要なことですが、そこにたどり着くには今まで一人で抱えていた業務を分担するなり共有するなりの必要性が必ず出てきます。

スムーズにそれらを実行するために、まず基本となるのが“社員のコミュニケーション”なのです。

相互理解や周知徹底、意思疎通、これらを高い次元で行うことができれば、無駄な時間を大幅に削減できます。そして長時間労働の削減はもちろん社員間の人間関係が良好になることで、社員満足度の向上やクイックレスポンスを実現でき、さらには顧客満足度を向上させることに繋がります。また最終的には、企業ブランドの向上に繋がったりもします。

今後どんな働き方改革に取り組もうが、コミュニケーション環境を向上させることが、すべてにおいてベースとなります。

社員ひとりひとりの業務分担の見直しが必要
社員ひとりひとりの業務分担の見直しが必要

オフィスでのコミュニケーションツール

さて、オフィスでのコミュニケーションというと、みなさんがふだん多く利用しているものって何でしょうか。もちろん携帯電話やメールなどは今では一般的なオフィスツールですが、デスクではビジネスフォンを使っているという方もまだまだ多いのではないでしょうか。

これだけ働き方改革のソリューションが注目され、コミュニケーションが重要であると理解されているにもかかわらず、多くのみなさんが毎日使っている「ビジネスフォン」という言葉は、働き方改革の文脈ではあまり見かけません。

なぜでしょうか。

ビジネスフォンが注目されない理由とは?
ビジネスフォンが注目されない理由とは?

社員全員の働き方を変える

「働き方改革」というと、モバイル端末を持って、いつでもどこでも働ける、というイメージをすぐ持ちますが、もちろんそれもひとつの働き方として魅力的です。ただ「本当に社員全員がその働き方を必要としているか」という点について、もう少し考えなければなりません。

働き方改革は、育児、介護の必要がある社員や、外に出て働く社員など、特定の社員だけを対象としたものであってはなりません。一方、オフィスにいる社員の業務効率化を目的とした“フリーアドレス”というものも一つの回答としてありますが、横に座っているのが誰かわからなかったり、会話のきっかけがあまりなかったり、と考えると、新人や中途社員の方などにとっては過酷な環境を作りだしているだけの可能性もあります。

働き方改革では、まず「社員全員の働き方を変える」という考え方を持つ必要があるのです。その点を踏まえずに、働き方改革といえば“テレワーク” “フリーアドレス” という発想になってしまうと、なかなか「ビジネスフォン」というオフィスの全社員共通コミュニケーションツールにたどり着けません。

社員全員を対象とした働き方改革へ
社員全員を対象とした働き方改革へ

いまどきのビジネスフォンはすごい

では、ビジネスフォンを使って何ができるのかということですが、みなさんは「ビジネスフォンはもう古い」なんて思っていませんか?

ところが、今どきのビジネスフォンはすごいんです。

当社の最新ビジネスフォン「UNIVERGE Aspire WX」なら、ビジネスフォンでありながら、チャット機能やWeb会議機能をもっています。

これだけではピンときませんよね。もう少し詳しく説明していきます。

UNIVERGE Aspire WXは、かんたん操作・内線連動・高い安全性・月額費用無料、などの特長があります
UNIVERGE Aspire WXは、かんたん操作・内線連動・高い安全性・月額費用無料、などの特長があります

チャットとプレゼンス

PCの画面上に、社員の名前が並びます。そこには、今席にいるのか、席を外しているのか、PCがオフラインなのか、という状態がわかるようになっています。これを、「プレゼンス機能」といいます。

そこからチャットをしたければ、キーボードでメッセージを入力するだけで、メールをはるかに上回るスピーディーなコミュニケーションが可能なのです。この便利さは、ここで説明するまでもないですよね。

チャット機能

電話機との連携

ビジネスフォンだからこそ、という点はここからです。

その相手に電話をかける場合、通常であれば内線番号をダイヤルしますが、このツールならPCの画面の相手の名前をクリックするだけで、相手に内線発信してくれます。

もちろん「UNIVERGE Aspire WX」はビジネスフォンですから、LINEやSkypeのようにPCにヘッドセットを繋いで電話をするのではなく、いつものように受話器を持って会話をするオフィススタイルで電話ができるのです。

さらに、電話をかけたら相手が話中だったなんてこと、よくありますよね? そんな場合もビジネスフォンの機能なら、相手が電話中かどうかもプレゼンスでわかるようになっています。これもチャットツール単独で利用する場合との、大きな違いです。

電話をかけたい相手を選んで発信ボタンを押すだけ

Web会議

もう一つ、働き方改革のツールとして「Web会議」もよく話題になりますが、これも「UNIVERGE Aspire WX」に機能として搭載されています。

操作はとてもカンタン。先ほどの社員のリストから、名前を選択してクリックするだけで簡単に会議が開催できます。Webページにアクセスして、IDやパスワードを入力する必要はありません。

せっかくツールを導入しても社員が使わなければ意味がありませんから、操作が簡単である点は社内での利用文化を浸透させるために、とても重要なことです。

なぜそんなことができるのか。それはビジネスフォンというローカル環境に設置されたハードウェアで機能を提供しているからです。拠点間は社内VPNなどで接続できるので、クラウドにアクセスする必要がなく、そのためアクセスに手間がかかりませんし、セキュリティも高いといえます。

そして「UNIVERGE Aspire WX」は、ハードウェアを購入して設置して利用するというスタイルはビジネスフォンそのものですから、クラウドサービスのように月額費用がかかるというようなこともありません。

ビジネスフォンはコミュニケーションゲートウェイへ

このように、チャットやWeb会議といったツールをバラバラで導入するのではなく、“ビジネスフォン”という社員全員の共通コミュニケーションツールを核にして、さまざまなツールを融合させていくというイメージです。

オフィスコミュニケーションゲートウェイ UNIVERGE Aspire WX
オフィスコミュニケーションゲートウェイ UNIVERGE Aspire WX

もちろん、電話としての機能も大幅に進化

さらに、ビジネスフォンのいわゆる”電話”の部分を見てみても、10,000時間の通話を録音できるサーバを内蔵できたり、スマートフォンを内線として利用したり、Wi-Fiで接続する電話機があったりと、みなさんが想像するビジネスフォンから大きな進化を遂げています。

私たちは、これをもはやビジネスフォンではなく、「オフィスコミュニケーションゲートウェイ」と呼んでいます。この進化にビックリした方はぜひ製品ページをご覧ください。


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