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2019年6月13日 オフィスコミュニケーションコラム

ムダ話が不安? ビジネスでのチャットの使い方

近年注目を集めるコミュニケーションツール、ビジネスチャット

コンシューマ用途では、スマートフォンの普及に伴い、電話とメールだけのコミュニケーションからチャットアプリへ、コミュニケーションの中心がすでに移行しています。チャットのメリットは、何といっても手軽でスピーディであること。そんなコミュニケーションツールをビジネスシーンに応用させ、もっと効率的に仕事を進めようという考え方が広がっています。

「電話をかけたのに相手が出ない」「送ったメールに返信がこない」というのは、もはやオフィスの日常の光景として放置されており、そこに無駄な時間が発生していることに気付いていないケースがあります。ビジネスチャットを活用することで、これらの無駄な時間を削減することが可能かもしれません。

ビジネスチャットのイメージ
ビジネスチャットのイメージ

ビジネスチャットを利用するメリット

プライベートのスマホで利用しているチャットツールが使えなくなったら、みなさんはどうでしょうか? とても不便に感じると思いませんか? チャットを使っていないオフィスでは、その不便な環境のままコミュニケーションを取っているということになります。オフィスにもこの便利さを持ち込みましょう。

チャットのスピード感

一番のポイントはコミュニケーションのスピード感です。”お世話になっております”から書き始める、毎日多くのメールに目を通す、返信するメールの順番には優先順位がある…これは長年使ってきたメールの文化です。

その点チャットは、気軽な言葉で送り、返事もすぐ返す運用が一般的です。会話の文字版ともいえるほどのリアルタイム性。それがチャットのスピード感です。そういえば、“メール処理”という言葉はあっても、“チャット処理”とはいいませんよね。

プレゼンスで、”いま” つながる人を一目で把握

二つ目のポイントは、確実につながる点です。多くのチャットツールに備わっている機能として「プレゼンス機能」がありますが、これは簡単にいえば、相手の状態がわかるというもの。コンタクトリスト上でアイコンなどを使って一目で判別できるようになっています。○○さんは会議中、XXさんは外出中、△△さんは在席中なので連絡が取れそうだ、といった具合です。

いま連絡が取れる人なら確実なコミュニケーションが可能で、いつ返信が来るかわからないメールを送るよりも無駄の少ないコミュニケーションを成立させることができます。

日本のネットワークイメージ
日本のネットワークイメージ

ビジネスチャットの活用イメージ

会議中の上司への確認

「承認だけ得られれば進むのに、上司はずっと会議中」

会議中の上司は、もちろん電話に出れませんし、受信したメールをすべて目を通すというのも無理でしょう。「OK」や「NG」など簡単なやり取りですむ内容であっても、メールではこういう場合になかなか仕事は進みません。

チャットならどうでしょう。即レスポンスで確認がすみ、部下の仕事は停滞せず、上司もメールが溜まらない。どちらにとってもメリットが生まれます。

会議中の上司に連絡を取りたい

離れたフロアの社員への連絡

異なるフロアや、他拠点の人と連絡を取りたい場合によくあるのが「何度電話しても出ないと思っていたら休みだった」「何度電話しても電話中でつながらない」といったもの。相手の様子がわからないからこそ、連絡が付くまで時間も手間もがかかってしまいます。

チャットなら、プレゼンス表示で自席にいるのかいないのか、また電話中であってもチャットでなら文字で会話ができるなど、効率的なコミュニケーションが可能となります。

離れたところにいる人とも簡単にコミュニケーション

営業マンの負担を軽減。外出先でも仕事ができる

外出先であっても、チャットを使えば社内からの伝言を受け取ることができます。報告や相談もわざわざパソコンを開いてメールを書くという手間は必要なく、スマートフォンだけで手軽にかつ、確実に相手に伝えることができます。

オフィスにいるメンバーと外出先にいるメンバー間のコミュニケーションには課題が多くありましたが、チャットによって解決することができます。

外出先でも

それでも不安? チャットのムダ話やヒソヒソ話

ビジネスチャットのメリットについて認知が広がりつつある一方で、まだチャットを利用していない企業の話を聞くと「ムダ話が増えることで生産性が落ちるのではないか?」「ナイショ話が増えて社内の雰囲気が悪くなるのではないか」といった経営者の本音があるのも事実のようです。

チャットには、コミュニケーションの効率化以外にもうひとつの効果を生むことが多くあります。それは、“コミュニケーションの活性化”です。

上司との距離が縮まった

「忙しそうで話しかけられない」「心理的な距離があるからなかなか話しかけられない」。真面目な人ほどそんなことをよく考えそうですが、そんな気持ちが仕事を非効率にしている場合があります。

チャットならコミュニケーションにおける心理的なハードルが下がり、いま連絡をしていい状況なのかを把握した上で、ちょっとした確認が気軽にできるようになります。

会議中の「わからない」ピンチをチャットで回避できた

チャットのヒソヒソ話は、会議中や外出先でのピンチを多く救っています。「わからないことを聞かれてしまった」「メモしてくるのを忘れてしまった」そんな状況でもチャットですぐに同僚に連絡して教えてもらう。大事な会議や客先で、チャットで救われたという話はよくあるケースです。

一言伝える文化で、社内の人間関係は良好になる

同僚が業務を手伝ってくれた時、迷惑をかけてしまったなと思うとき、その気持ちをきちんと伝えられていますか? チャットで「ありがとう」「助かった」こういう一言を伝える習慣は、企業の体質を変えていきます。

また、「わざわざメールするまでもないか」と、自分の内に留めておいたままの些細なアイディアも、チャットなら「○○ってどう思う?」。こんな一言からコミュニケーションが生まれ、仕事の質も変わってくるということも、実際起こっていることです。

Aspire WXのチャット画面
Aspire WXのチャット画面

ビジネスチャットはどう選ぶ?

ビジネスチャットはこれまでにない多くのメリットを企業にもたらしますが、導入するツール選びは慎重になるべきです。まだまだ歴史の浅いビジネスチャットは、定義も曖昧でベンダーごとに提供される機能や価格が大きく異なります。

たとえば、タスク管理などの業務サポート機能や、社外メンバーとのプロジェクトに特化した機能など、自社の運用では使わない機能にコストをかけてしまうケースに注意が必要です。ビジネスチャットツール選びで最も大事なことは「社員全員がきちんと使えるツールであること」です。

一部のITリテラシーの高い社員だけが使えたところで意味はなく、社員全員が使うことで効果を発揮するからです。わかりやすく、操作が簡単であること。これは社内浸透のための第一条件と言えるでしょう。それを踏まえた上で、ビデオ通話機能の有無や、テレワーク環境の構築を将来的に検討するのか、などを考慮に入れたツール選択をすればよいということになります。

ただし、アカウント乗っ取りなどが頻繁に起きているコンシューマ向けのフリーツールは、使い慣れているとはいえ、そのままビジネスシーンで使うにはリスクが高いという点は覚えておきましょう。

社内チャットをする女性
社内チャットをする女性

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