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2023年3月16日　サービス紹介

みなさんは、仕事の多くでどのコミュニケーションツールを使っていますか？

多くの方は、メールと電話でしょう。

基本はメール、急ぎの内容や細かなニュアンスを伝えたいなど口頭で話した方が良い場合は電話――そんな使い分けをしている方が多いのではないでしょうか。

最近ではチャットを導入している企業も多く、メールより手軽で早いコミュニケーションツールとしてビジネスシーンで欠かせないものになってきています。

今回は、みなさんが毎日メールにどれくらいの時間を費やしているのかを改めて考え、”メール処理”の効率化に最適なNECのクラウドコミュニケーションサービス「UNIVERGE BLUE（ユニバージュ ブルー）」をご紹介します。

毎日メールで何分使っているか考えてみよう

1日のビジネスメールの処理時間は、一般的に平均で2時間半程度といわれています。

もちろん職種や役職によって大きく差はあると思いますが、ビジネスのやり取りの中心はメールであり、差はあれど多くの人がメールを書いたり読んだりするのにそれなりの時間を使っていることは確かです。

具体的に考えてみましょう。

メールの返信は会議や資料作成などのように、あらかじめ時間を決めて行うことが少ないので、1日の合計時間を意識することはあまりないですよね。

今回はメールを書く時間を1通5分として計算しましたが、実際はメールを読む時間を含めると、「メール処理」という仕事には、毎日これ以上の時間を費やしているでしょう。

チャットを使うとどれだけ短縮？

メールよりスピーディに、リアルタイムな会話ができるツールとして「チャット」があります。

多くの企業で導入が進んでいるチャットですが、メールの返信をチャットに置き換えた場合、どれくらい短縮できるのでしょうか。

メールを書く時間を5分/1通、チャットを書く時間を2分/1通として計算してみると、1日でこれだけの時間を削減できることになります。

メールの場合は返信を待っている間は仕事が止まっている状態ですが、チャットならリアルタイムの会話で仕事が進められるので、業務スピードが上がることが容易に想像できますよね。

もちろん、お客さまや取引先とのやり取りなどメールでないとできないものもありますが、社内のコミュニケーションは状況に応じて、「メール or チャット」で早く進む方を選べると業務のスピードが上がるでしょう。

「相手が連絡がとれる状態とわかってからチャット」が最速

リアルタイムな会話ができるチャットですが、相手が会議中や休暇中など連絡の取れない状態であれば、チャットを使ってもすぐに返信を期待できませんから意味がありませんよね。

チャットを効果的に使うには「チャットを送る前に相手の状態（プレゼンス）がわかる」ということが大切です。

そこで、NECプラットフォームズのクラウドサービス「UNIVERGE BLUE」のご紹介です。

UNIVERGE BLUEは、スマートフォンやPCで、電話やチャット、プレゼンス機能、Web会議、ファイル共有機能が利用できるクラウドサービスです。

多くの企業でメーラーとして使われているMicrosoft社のOutlookと連携できるので、Outlookのアイコンで相手の状態を確認してからチャットを送ることができます。

メール画面にあるチャットのアイコンをクリックすればチャットが立ち上がり、チャットを開始できます。

また、通話も同じように、ワンクリックで開始可能です。

メールも電話もすべて連携するから、使いやすい

NECのクラウドサービス「UNIVERGE BLUE」は、ざっくりイメージにするとこのような構成になっています。

UNIVERGE BLUEを中心に、Microsoft社のOutlookとも、オフィスのビジネスフォンとも連携するので、ビジネスに必要なツールがすべてつながるというメリットがあります。

いまチャットやWeb会議を別々のサービスを使っている場合と、UNIVERGE BLUEを使う場合のイメージです。

管理面でラクになるのはもちろん、従業員一人一人のユーザビリティを考えても、複数のアプリやサービス画面へのログイン操作をして使うより、1つの画面でツールを使える方が効率的ですよね。

従業員一人一人が業務時間内にどうアウトプットを最大化できるか、という取り組みを続けることが会社全体の成長につながります。

オフィスの効率化やコミュニケーション環境構築について、些細なことでもお気軽にご相談ください。

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