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2023年8月31日　オフィスコミュニケーションコラム

毎日オフィスにかかってくる電話でこんなことに困っていませんか？

今回は電話対応の効率化を検討しながらも、まだ対応できていない企業の担当の方へ、その解決策となるAspire WX plusの「IVR機能」をご紹介します。

音声ガイダンスもかんたんに作れるので、システム操作が得意でない方でも安心です。

「IVR機能」を使えば電話対応を効率化できる

「IVR」とは「Interactive Voice Response」の略で、自動音声応答のことです。

「製品に関するお問い合わせは『1』を、技術サポートに関するお問い合わせは『2』を押してください」といった音声案内は、誰もが聞いたことありますよね。

IVR機能を使えば、自動ガイダンスでお問い合わせ内容に応じて適切な担当者／担当部門に着信させることができるので、一次対応工数、取り次ぎ工数の削減につながります。

このようなガイダンスはコールセンターのイメージが強いですが、実際には多くのオフィスで導入・検討されることが多く、日本の企業にとっては必須の電話機能ともいえるかもしれません。

NECプラットフォームズのビジネスフォン「UNVERGE Aspire WX plus」には、このIVR機能が標準搭載されています。別途IVR用の専用サーバは不要で、月額費用もかからず利用できます。ビジネスフォンを入れ替えるだけで使えるようになるという点から、多くのお客さまにご利用いただいている機能です。

ガイダンスの転送先として、固定電話機だけでなく構内PHSやスマートフォンへの転送もできるので、オフィス内でも固定席に縛られることがありません。また、テレワーク中の従業員がスマホで応答することもでき、自由な働き方をより実現できます。

さらに、業務時間外は営業終了のガイダンスを流したり、着信数を絞ったりなどの運用ができるので、電話の鳴りっぱなしに悩むことはなくなります。

上記の運用イメージは3階層でご紹介していますが、実際の運用において階層に制限はないので、どの会社にとっても最適な運用が実現できるという点でも安心ですよね。

音声ガイダンスの作成はコストパフォーマンスの良い方法で

IVR機能を利用するうえで課題になるのが、音声ガイダンスの作成です。

音声ガイダンスを作成する一般的な方法は、社員が電話機に音声を録音するというやりかたです。

もちろんAspire WX plusでもこの方法を無料で利用できますが、電話機から直接録音するので、クオリティ面や社員の負担を考えると不安が残りますよね。

かといって、プロのナレーターに依頼するという方法もありますが、当然費用がかかりますし、外部へ作成を依頼する場合は運用を柔軟に変更する、ということが難しくなってしまいます。

そこでAspire WX plusでは、テキスト入力で音声ガイダンスを作成できる「音声メッセージ生成サービス」というサービスをご用意しています。

専用Webサイトにアクセスし、流したいガイダンスを入力するだけで自動的に音声メッセージを作成できます。誰かが会社に出社する必要はなく、テレワーク中でも対応が可能です。

Aspire WX plusにライセンスの追加だけでできるので、外部へ制作を依頼するよりはるかに低価格で高品質なガイダンスを作成できます。

病院・クリニックでもAspire WX plusのIVR機能が使われています

Aspire WX plusのIVR機能は、コールセンターやオフィスだけでなく、医療現場の人手不足を解決する一つの策として病院・クリニックでの利用も増えています。

具体的には下図のような利用イメージです。

「月額費用がかかると毎月の支払処理など、手間が増えてしまう」という不安を多く聞くのですが、その点Aspire WX plusなら月額費用は不要、一度導入すれば費用を気にせず使い続けられるというのも安心ですよね。

電話対応のお悩みはお気軽にNECプラットフォームズにご相談ください

今回は、鳴り止やまない電話の解決策としてIVR機能をご紹介しましたが、日々の電話対応の中でさまざまなお困りごとがあるのではないでしょうか。

たとえば、スマートフォンを内線端末として利用しどこでも内線通話できるようにしたい、もっと大容量な通話録音が必要になってきた、来訪者の受付対応を効率化したい、など、電話・コミュニケーション環境のお悩みはぜひお気軽にご相談ください。

ビジネスフォン「UNIVERGE Aspire WX plus」をはじめ、クラウドコミュニケーションサービス「UNIVERGE BLUE」など、さまざまな製品、ソリューションでお悩みの解決策をご提案します。

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