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2021年3月25日 オフィスコミュニケーションコラム

上司にスタンプOK? 2020年度に生まれたビジネス新常識

業務に支障をきたし始めた、これまでの常識

COVID-19禍以前と今で、価値観や感覚、考え方は変わりましたか?

感染リスクとの共存は、わたしたちの働き方や生活スタイルに大きな変化をもたらしました。

その大きさは企業や個人毎に差があれど、誰もが新しい価値観を感じているのではないでしょうか。

今回は、すでにもう身についているという方もそうでない方も、知っておいて損はない「2020年度に生まれた新常識」についてお話しします。

スマートフォンを使う男女
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上司にスタンプを送る新常識

みなさんは、上司にチャットを送る際、スタンプを使っていますか?

少し前まであまり活用されなかったビジネスシーンでのスタンプ。フランクなイメージがあり、上司や先輩に送るのはなんとなく失礼に感じる方が多かったのではないでしょうか。

しかし、この1年でチャットツールが瞬く間にビジネスシーンに広まり、業務上必要なツールとして日常的に使われるようになってくると、 「確認しました」「理解しました」「OKです」といったような自分の理解を相手に示すものとしてスタンプが使われるようになってきました。

たとえば、上司の「今日中に週報の提出よろしく!」というチャットに対して、「承知しました」と文字で書くより、「いいね!」や「グー」のスタンプの方がすぐに反応ができます。そこにフランクな意味合いはありません。

オフィスにいればちょっとした声掛けですむことも、文字化すると手間がかかります。だからこそ、このスタンプの活用は効率的ですよね。

“うちのチームではまだこの文化が浸透していない”という場合は、上司の方からスタンプでOKと声をかけたり、部下のみなさんも内容や状況に応じて対応を変えるなどの配慮をしつつ、働きやすい環境をチーム全員で作っていくことがこれからの働き方なのかもしれません。

スマートフォンを操作する男性
スマートフォンを操作する男性

チャットはポジティブな発言が新常識

業務に必要不可欠になっているチャットツールですが、その使い方には注意が必要です。

たとえば、同僚のミスを指摘したいとき、「○○間違ってるよ。確認してちゃんと直しておいて」とチャットを送ったとします。

送った方は間違いを直してほしいだけであっても、受け取った側は場合によっては「怒っているのかな?」と心配になってしまうこともあります。

特に「忙しい」「わからない」「疲れた」「無理」といったネガティブな言葉は、文字にすると言葉にする以上に冷たく、負のイメージを強く感じてしまいます。

「忙しくて無理」
たとえばこれも、面と向かって苦笑いすれば同情や共感を得られますが、文字だけだとキツく感じますよね。

チャットはすぐに伝えられるツールですから、深く考えずにスピーディな会話ができることは大きなメリットですが、それと同時に文字だけで相手に伝わることを意識し、ネガティブな発言はなるべく避けるという考え方がこれからの新常識です。

ネガティブ要素のある会話の場合は、電話をかけたり、スタンプを併用するなど、相手目線を忘れずにいることがますます必要になりますね。

ラップトップで仕事をする女性
ラップトップで仕事をする女性

察する文化はNG。ローコンテクスト文化が新常識

COVID-19禍以前のオフィスでは、互いの表情や空気を読みとりあいながら業務を進めていました。

たとえば会議では、言葉で説明をしながら、参加者の表情や全体の空気感を読み取り、 「あの人は腑に落ちてないようだな」「全体として納得されていないな」など、言葉以外で情報を得ることができていましたよね。

コミュニケーションには、言語外の情報の重要度が高い「ハイコンテクスト文化」と、言語以外の要素を重視しない「ローコンテクスト文化」があります。

前者は、言葉で伝えなくてもわかるだろうという暗黙の了解のもとでコミュニケーションを取り、後者は、明確にわかりやすく言葉にして伝えあうコミュニケーションのことをいいます。

ハイコンテクストは日本人の特徴ともいわれていますが、リモートコミュニケーションが増えた今、日本でも、わかりやすく言葉にして伝えあう「ローコンテクスト文化」の感覚が必要とされています。

ついついやってしまいがちな「それくらい察してよ」という気持ちを互いに捨て、小さなことでも言葉にして的確に伝えることが、業務を進める上で必要な力になっているのでしょう。

社内でミーティング
社内でミーティング

新しい常識のなかで成長しよう

この1年で広く知れ渡ってきた新しい常識を3つ紹介しましたが、いかがでしたか?

そんなのもう当たり前と思ったり、やっぱりそうなんだと確認することになったり、さまざまな感想があるかもしれません。

変化が激しい時こそ、状況を客観的にとらえ、まわりの感覚や行動に注意を払いながら、「今なにが最適なのか」を常に意識することが大切でしょう。

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自宅で仕事をする女性
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