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マスクを付けた女性マスクを付けた女性

2020年7月16日 オフィスコミュニケーションコラム

感染リスクを持ち込ませない、オフィス入り口のルール化

来訪者へ面と向かって言いにくい?

新型コロナウイルス感染防止と経済活動の両立の中で、ビジネスシーンにおいては、徐々にお客さまや取引先と直接会う機会が増えているという方も多いようです。

そんな中、マスク着用、アルコール消毒などの基本予防策がより一層重要と理解している一方で、その基本予防策を徹底することの難しさも実感しているのではないでしょうか。

今回は、オフィスの中にウイルスを入れない、入り口でカンタンに実施できる感染予防の方法についてお話しします。職場クラスターを発生させないために、今できる対策から始めていくことが大切です。

マスクを付けた女性
マスクを付けた女性

意識レベルの差によらず、徹底させることが必要

街中や電車内を見渡すと、マスク未着用者や、暑さから一時的に外してしまう人を目にする機会も増えました。連日発表される感染者数の増減に社会が少しずつ慣れ始め、だんだんと危機意識が薄れているのかもしれません。

従業員はともかく、特にオフィスへの来訪者に対して、マスク着用、アルコール消毒の基本予防策を徹底することはなかなか難しいというのが現実です。

なぜなら、こういった基本対策への意識レベルは人それぞれ個人差があるからです。

最近ネット記事などでも、「職場でマスクをしない上司がいて恐怖を感じる」「飲み歩いている部下に注意したいができない」など、感染予防の意識、行動の違いから人間関係のトラブルに発展するケースなども見かけるようになりました。

お客さま、取引先といったオフィスへの来訪者ともなると、なおさら神経質になってしまいますよね。

とはいえ、オフィスの中での感染予防は最優先事項ですから、考えなければならないのは「どのように来訪者へ伝えるか」という点になります。

オフィスの受付
オフィスの受付

オフィスの感染対策+顧客対応の両立には、入り口でのルールが必要

その答えはとてもシンプルで、オフィスの入り口でアルコール消毒とマスク着用のルールを作ることです。

オフィスの入り口にルールがあれば、余計な接触をせず、さらに面と向かってはなかなかお願いしにくいことでも、来訪者へ行動を促すことができるからです。

具体的には以下の二つのお願いをすればいいでしょう。

1. アルコール消毒のお願い

アルコール消毒については、飲食店がヒントになります。いま多くの飲食店で、入店前に「アルコール消毒お願いします」と案内されますよね。オフィスの入り口でもプッシュ式のアルコール消毒液を設置して同じことをすればいいのです。

手を消毒

2. マスク着用のお願い

こちらも、案内表示で着用を促すことができますが、アルコール消毒と違い、その場で行為が発生するわけではないので、意識が向きにくいという点が課題です。これを解決する別の方法については、次に詳しくお話しします。

マスクの着用

接触する前に案内しなければならない

対面してから、相手がマスク着用していないことに気付いたのでは遅いですよね。

入り口の案内表示だけでは、意識が向きにくいというのであれば、カメラの映像を確認するという方法がもっとも確実です。

そこでオススメしたいのが、受付電話機と一体になったカメラです。

もちろん、マスク着用有無を自動で識別する顔認証システムなどは非常に効果的な上、体温検知などさまざまなシステム連携なども可能ですが、マスク着用を促すためだけを目的と考えると、やはりコストがかかりすぎてしまいます。

その点、カメラ内蔵型の受付電話機であれば、端末を入り口に置いておくだけで設置が完了するので、非常に手軽に扱えるのが特長です。

運用方法としては、このようになります。

  1. 来訪者が受付電話機のタッチパネルで案内に沿って訪問相手に電話をかける
  2. 呼び出された従業員は、電話機にカメラ画像を表示しマスク着用有無を確認
  3. 電話機から電気錠を解錠し、来訪者の入室を許可する

これであれば、接触する前に確実にマスク着用の有無を確認できますよね。

受付電話機
受付電話機

コストをかけずに感染リスクを遮断しよう

今回は、入り口のルール化によってリスク回避の方法をご紹介しましたが、どのような方法で実現するにせよ、入り口の管理を見直し、感染リスクをオフィス内に持ち込まない対策は必要不可欠です。

Aspire WXのDT900シリーズの電話機は、カメラ付き受付電話機だけでなく、お客さまの入り口に設置しているネットワークカメラの画像を電話機の画面に表示させることも可能です。

NECプラットフォームズでは、中小規模向けのオフィスコミュニケーション環境構築をこれまで多くのオフィスで導入してきました。企業ごとに入り口のレイアウトも運用もさまざまですが、これまでの経験とノウハウを生かし、今ある資産をうまく活用しつつ取れる対策をご提案させていいただきます。

マスクを付けて街を歩く女性
マスクを付けて街を歩く女性

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