サイト内の現在位置

2020年11月19日　オフィスコミュニケーションコラム

コロナ禍によって働き方が大きく変わりました。会議のあり方もその一つです。今では多くの企業がWebを使ったリモート会議を行っているのではないでしょうか。

ところが、そんなWeb会議も最近は様子が変わってきています。使い始めた頃は、参加場所がたとえ自宅であっても、襟付きシャツに着替えたり、化粧をしたりと、普段のオフィスと変わらない装いで参加していたものが、最近ではカメラをオフにしての参加がデフォルトになってきているようです。

今回のコラムでは、そんなこれからのWeb会議のあり方、そしてその代替となるツールについてご紹介します。

顔出し推奨派の意見と反対派の意見

さて、みなさんはWeb会議の顔出しについて推奨派ですか？　反対派ですか？　じつは最近、若い人を中心に反対派が圧倒的に増えているようです。

理由は、普段着のまま自宅で仕事をしているときに、わざわざオフィスモードに切り替えるのが億劫だという意見や、自分の姿を含めプライベートな部分を見られたくないという意見が大半です。

また、顔も個人情報です。一度画面に映ってしまえばその情報は残すことができ、別の媒体や何かの資料などに本人の了承もなく勝手に使われてしまう可能性もあります。自分の知らない間に自分の顔という個人情報が拡散されてしまうことを危惧している人も多いのです。

しかし一方で、顔出し推奨派の人がいるのも事実。そこには、顔を合わせるからこそ伝わりやすい、という考え方があります。

顔出し推奨派は、年齢層が高めの方に多いそうです。実際には年齢そのものというよりも、それなりの役職についているからこそ、部下への伝達や、他部門との交渉事などで、より“伝える”という部分に重きを置いているのでしょう。

顔を出さない方が効率的な場合もある

人間は「顔」もしくは「顔のようなもの」に敏感に反応することは一般的に知られています。そのため、顔を見せた方が伝わるというのは、あながち間違っていないといえます。

しかし、若い人たちを中心とした顔出し反対派の人たちにそれを強要することは時代的にも難しくなっているので、いま改めて考えなければいけないことは「すべてのコミュニケーションで顔出しが必要なのか」ということです。

ひとことにコミュニケーションといっても、そのレベルはさまざまなものがあります。チームの方針を熱意と共にメンバーに伝えるような場面もあるでしょうし、日常業務の報告や相談などもあります。もちろん、いずれも業務遂行には必要なコミュニケーションです。

当然、前者のような場面では顔出しの方が向いています。では、後者の場合はどうでしょう。日常業務の中では、厳密な意思疎通よりもスピード感の方が重要なので、その都度カメラのセッティングや、カメラに映る自分自身の準備、さらには反対派の人の気持ちを萎えさせてまで顔出しをする必要はないといえるのではないでしょうか。

Web会議の欠点は電話で補える

では、顔出しの必要ない会議ではどのようなツールが有効でしょう。もちろん、これまで通りWeb会議を使いカメラをオフにすればいいのですが、Web会議よりも手軽で、高音質なものがあります。

それは電話です。

スマートフォンの普及によってさまざまなツールが溢れ、電話による音声通話はその存在が薄くなりつつありますが、手軽で高音質という点においては今なおベストな選択です。

「え？　1対1の会話ならまだしも、複数人の会議で電話は使えないのでは？」と思った方もいるかもしれませんが、多くのオフィスで使われているビジネスフォンには「会議通話」という機能が搭載されていて、複数人での通話が可能となっています。

特に、弊社のUNIVERGE Aspire WXは操作が簡単なのが特長です。スマホからオフィスの番号にダイヤルし、会議番号と入室パスワードを入力するだけで、同じ会議室に集まった人同士が音声でつながります。

これなら、パソコンやアプリを立ち上げる必要がないのでとてもスピーディに会議が始められますし、Web会議で不満の多い音声品質も問題ありません。

コミュニケーションの目的から考えましょう

顔出し推奨派の意見と、反対派の意見。どちらの意見も尊重すべきですが、大事なのはコミュニケーションの目的です。

働き方が大きく変化している今だからこそ、メールやチャットも含め、ツールやコミュニケーションの過去のあり方にこだわりを持たず、目的に応じてうまく使い分けましょう。

私たちNECプラットフォームズは、ビジネスコミュニケーション環境をこれまで多くの企業に導入してきました。私たちの持っているノウハウは、きっとみなさまのお役に立てると思っています。

私たちと共に、貴社の新しいコミュニケーション環境を構築してみませんか。お気軽にお問い合わせください。

ITがもっと身近に感じる情報コラム