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2020年5月28日 オフィスコミュニケーションコラム

今だから知っておかないとマズイ、Web会議のコツとマナー

知っているのと知らないのでは会議の質にも影響するかも

新型コロナウイルス感染拡大の影響により、テレワーク環境でWeb会議を活用し始めた方も多いのではないでしょうか。モニタ越しに相手の顔を見ながら会話をする、というのは最初は慣れないものでしたが、一度慣れてしまえば特に違和感もなく、テレワーク環境では欠かせないほど強力なコミュニケーションツールですよね。

しかし、実際使い慣れてくると、本当に伝わっているのか不安になったり、会話のリズムがぎこちなかったり、会議がスムーズに進行しなかった経験はありませんか?

実は、会議をスムーズに行うためにはマナーやコツが必要です。今回のコラムではそれらをいくつかご紹介しましょう。これを意識するだけで飛躍的にWeb会議がスムーズにストレスなく行えるようになりますよ。

Web会議中
Web会議中

話し手のコツとマナー

発言者が最も気を付けなければならないことは、“間”です。使用機器やネットワーク環境などにもよりますが、基本的にWeb会議では音声に遅延が発生します。つまり遅れて聞こえるのが普通ということですね。

この遅延こそが、会話にストレスを生む大きな要因になります。しかし遅延をゼロにすることは現実的ではありませんから、この遅延とうまく付き合うことがWeb会議をスムーズに行うためのポイントになります。

意識することは、ひと通り話し終えたら、他者から反応がないかひと呼吸置くようにすることです。矢継ぎ早に次の話を始めると、遅れて前の会話への反応が来ることがあるからです。ゆっくりと、はっきりと、時間的にも精神的にも余裕をもった話し方をすることで、声がかぶることなくスムーズな進行が実現します。

また、ちょっとしたコツとして、参加者に呼びかけるという方法があります。Web会議では必要最低限の意見しか発さないというバイアスにかかる人も多いですから、次から次へと話題が移っていくと、参加者は発言をためらうようになります。ですから、特に少人数のミーティングであれば「○○さんはどうですか?」と呼びかけるのは、相手の認識を確認するためにとても有効です。

テレワーク中にWeb会議に参加
テレワーク中にWeb会議に参加

聞き手のコツとマナー

発言者だけでなく、話を聞く側にもコツやマナーがあります。大事なポイントは、発言者の邪魔をしないこと、です。

そのために最も基本的なことは、雑音を出さないこと。つまり、話していないときはマイクをミュートにすることです。Web会議に参加する場所は人それぞれですが、テレワーク中ともなれば自宅で参加する方も多いですよね。その場合、家族の会話や道路の騒音など、さまざまな生活の音をマイクが拾ってしまいます。それらはほかの参加者へも聞こえますから、当然話している人の邪魔になります。

もうひとつ、発言者の邪魔になるものとして、相槌(あいづち)があります。ついつい、話を聞いていることを伝えたくて「はい、はい」と言いたくなりますが、実はこれ、Web会議ではNG行為です。先述の通り、Web会議では遅延がありますから、この「はい」が遅れ、どうにも気持ち悪いタイミングになるのです。発言者のリズムを崩してしまうので、声を出しての相槌ではなく、“うんうん”とうなずくしぐさをカメラで見せてあげるようにしてください。

会社でWeb会議中
会社でWeb会議中

その他のマナーについて

そのほかにもWeb会議ならではのマナーがありますので、ご紹介します。

カメラに映るものへの言及はしない

自宅でのWeb会議となると、いつものオフィスとは違った一面が見れるというのが最初は違和感があるものです。背景に移りこんだモノへ執拗に「あれは何? 見せて!」と言うのは、ハラスメントにも繋がる社会問題にもなっているので、そこは会議の本題に集中しましょう。もちろん、突っ込まれないような背景の前で参加するという本人の配慮も必要ですね。

退室のマナー

実際のビジネスマナーには、上司など目上の人から順に会議室を退出するというものがあります。それをWeb会議でも適用し、部下は最後まで退席せずに見送る行為が正しいとされることがあるようですが、Web会議の世界ではあまり一般的ではありません。効率化を目的とするコミュニケーションツールですから、そのようなマナーに囚われずに誰でも気兼ねなく使いこなせる方が目的達成のためには重要のようにも思えます。ただし会社ごとに考え方は違うでしょうから、その方針に従うのが一番なのはいうまでもありませんね。

マナーを守って円滑なWeb会議を

ふだん何気なく使っているWeb会議ですが、ちょっとしたコツやマナーを知るだけで、飛躍的にスムーズな会議にすることができます。

リアルタイムコミュニケーションでありながら、これまで慣れ親しんだ電話とはちょっと違う、独特な“間”の取り方が必要なWeb会議ですが、離れていながらも、手軽に顔を見ながら、時には同じ資料を見ながら会話ができる点は、迅速な意思疎通のために非常に有効なツールであることは間違いありません。

NECプラットフォームズは、このようなWeb会議も含め、中小規模向けのオンラインコミュニケーション環境をこれまで多くのオフィスへ導入してきました。そこで蓄積されたさまざまな役立つノウハウを、今後もみなさまへ提供していきます。

UNIVERGE Aspire WXのクイックビデオリンクでWeb会議
UNIVERGE Aspire WXのクイックビデオリンクでWeb会議

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