長く続くコロナ禍で効率を落とさないためには : ITがもっと身近に感じる情報コラム

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2020年8月27日　オフィスコミュニケーションコラム

新型コロナウイルス感染症（COVID-19）の拡大が世間で騒がれるようになってから、早半年が経とうとしています。

今回は、長く続くコロナ禍の中で、仕事の効率を落とさないために必要な考え方についてお話しします。

生活制限のあるUnder COVID-19、生活制限がなくなった後のPost COVID-19、そして、新たな常態のNew Normalの働き方の変化について、改めて考えてみましょう。

新型コロナウイルス感染拡大防止のため、テレワークや時差出勤など、多くの人が働き方に変化があったと思います。

そんな中、今まで当たり前にやっていた業務でも、やめてみたら何も問題がなかった、なんてことも多くあるのではないでしょうか。

たとえば、毎週のミーティングは週報の共有でこと足りたり、2時間オーバーの会議は要点を絞ったリモート会議で1時間に短縮できたり、紙での押印を電子化したらスピードが上がったり。ほかにも、FAXはメールに、電話はチャットに代替できたなんてこと、どれか心当たりはありませんか？

ここ数カ月、これまでの仕事の慣例を変更せざるを得ない状況になったからこそ、やめても問題がないこと、逆にやめたら問題が生じることが明確になってきたような気がします。

みなさんの業務の中で、やめたら問題が生じることは何でしたか？　それは業界や職種などによってさまざまだと思いますが、共通してやめてはいけないものがあります。それは “コミュニケーション”です。

一人で完結する仕事は多くありません。仕事を進めるうえで必要な、意見交換・確認・承認などは、同僚や上司、部下との関わりが必ず生じます。

その手段は何であれ、ゼロにすることはできず、コミュニケーションが欠けてしまうと、ミスや非効率につながるのは明らかですよね。

仕事を進めるうえでコミュニケーションは欠かせないとはいえ、このような状況下では対面して話す機会は極力減らすことが求められます。

この半年の間、多くの人がリモートでのコミュニケーションをしてきたと思いますが、それが続いている最近では「リモートは疲れる」などという声も聞こえるようになってきました。

なぜ疲れるのでしょうか。それは、言葉のキャッチボールがスムーズにいかないからです。

リモートコミュニケーションの代表格であるWeb会議には、音声遅延や途切れがつきもので、それこそが対面でのコミュニケーションとの大きな差です。つまり疲れる大きな要因はそこにあるのです。

そこで、その解決策として、“リモートコミュニケーションを音声のみする”という方法があります。具体的には、顔を見ながら資料も共有できるWeb会議ではなく、電話会議を使うのです。

電話会議は、音声に電話回線を使うので、インターネット経由のWeb会議に比べ、音声品質は非常に良好です。顔は見えないし、資料も共有できませんが、ストレスなく言葉のキャッチボールができるという点においては電話会議が非常に有効なのです。

もちろん、Web会議よりも電話会議が優れているという話ではなく、重要なことは、ツールの特徴を踏まえ、状況に応じたベストな方法を選択できる状態にしておく、ということです。

Web会議の場合、音声品質を補うために、チャットを併用することもできますし、電話会議の場合、資料を見ながら話したいなら、事前にメールを送っておくということもできます。

しかし、今ベストな方法も、来月にはまた大きく働き方に変化があり、非効率な方法になっているかもしれません。今後の状況は誰にもわかりません。

だからこそ、コミュニケーションの目的達成のために、何が最も重要なのかということを考える習慣を身につけておくこと、そしてそれに合わせてさまざまな状況を想定した環境を用意しておくことがこれから求められていくのではないでしょうか。

ベストな答えは日々変化していくもの。

私たちNECプラットフォームズは、ビジネスコミュニケーション環境をこれまで多くの企業に導入してきました。そのため、みなさまのお役に立てる多くのノウハウを持っています。

特に、オフィスコミュニケーションゲートウェイ「UNIVERGE Aspire WX」は、今のトレンドに合わせた機能を継続的に追加し続け、導入後もファームウェアのバージョンアップによって、時代に合わせた働き方を柔軟にサポートし続けることができます。

先が見えない今、一人一人が環境変化に柔軟に対応できるようにしておくこと。そのために、この半年を振り返り、効率的になったことや逆に非効率になったことを改めて整理し、見直す機会を作るのもいいかもしれませんね。

私たちにお声がけいただければ、きっと皆さまのお役にたてるご提案ができると思います。