オフィスでの三密を防ぐWeb会議の新しい活用法 : ITがもっと身近に感じる情報コラム

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2020年5月21日　オフィスコミュニケーションコラム

新型コロナウイルス感染拡大により、私たちの日常は大きく変化しました。今後はオフィス出社時も感染リスクを常に意識し、感染予防策を講じることが必須となります。

今回のコラムでは、オフィスの感染予防対策の一つとなる"Web会議"の新しい使い方を提案します。感染リスク軽減の方法がわかれば、出社に対する不安が少し和らぎますよね。

厚生労働省が提唱する感染防止のために避けるべき基準「三つの密」を、オフィスでも回避しなければいけません。

換気の悪い密閉空間、大勢がいる密集場所、間近で会話する密接場面。

オフィスによって、換気をできるかできないかは異なりますし、フロアにいる人数や出社の割合も異なりますので密集度も状況が違うことでしょう。

ただ、どのオフィスでも三密になってしまう可能性が高いのが、会議やミーティングではないでしょうか。

従来、1つの机に集まってミーティングを行ったり、1つの部屋に大勢集まって会議を開催するのが日常だったと思います。

"ソーシャルディスタンス"といわれる約2メートルの距離を保って集まれるスペースがあれば良いのですが、急にそのような場所を確保するのはなかなか難しいものです。

かといって、会議やミーティングをすべて中止するのも無理なこと。

ではどうすればいいのか。その一つの方法として、“オフィス内でもオンラインコミュニケーションをスタンダードにする”というのはどうでしょうか。

他拠点や取引先の相手とのWeb会議は、直接会わないので感染リスクはありません。

オンラインというと、このように“離れた距離の人との会話”をイメージしますが、オンラインによる効果は、同じオフィスで働くメンバーに対しても同じです。オンラインであれば、人と対面し、密接になることを避けることができるのです。

出社しているメンバー同士でも「その机でちょっと打ち合わせをしよう」ではなく、「自席でオンラインで打ち合わせしよう」という方が、今後は適切な方法になるのではないでしょうか。

同じフロアのメンバーともオンラインで会話することがお互いの安全のためであり、ビジネスを守ることにもつながります。

少し離れた席の人と内線電話で会話することがすでに日常的になっていることを考えると、同じフロアでのWeb会議もすぐに慣れるのではないでしょうか。

ただし、オンラインで会話を始めるには、当然ながら画面操作が必要です。

それこそが相手と直接話す場合との一番の違いであり、“今すぐ話したい”スピード感を阻害する最大の要因です。

ですから、その操作がどれだけカンタンか、ということがオンラインコミュニケーションを日常に定着させるために非常に重要になります。

カンタンな操作とは、一般的に「すべての操作を迷わずできる」「アイコンがわかりやすい」「誤操作を防ぐケアがされている」などが挙げられますが、要は"直感的に誰でも使いこなせればいい"ということです。

当社のオンラインコミュニケーションツール「UNIVERGE Aspire WX」は、マニュアル不要で、操作説明がなくても直感的に使いこなすことができます。

Web会議を開催するには2クリック。参加するには1クリック。会議室を作る際にIDやパスワードは不要なので、これなら、IT機器にちょっと苦手意識がある人でも不安なく使えますよね。

このような状況だからこそ、人に教えてもらわなくてもすぐに使いこなせる、というポイントがより一層重要になってくるのかもしれませんね。

在宅でできる業務を増やし、出社人数を減らすことは引き続き取り組むべきですが、どのオフィスでも出社しなければならない状況は多々あるでしょう。

日常を取り戻そうとしている今だからこそ、出社した際のリスクをいかに減らせるかを考え、早急に実行する必要があります。

対策をきちんと取らなければ、従業員もビジネスの継続も守ることができません。

NECプラットフォームズでは、中小規模向けのオンラインコミュニケーション環境構築を従来から多くのオフィスで導入してきました。こんな状況下だからこそ、これまでの経験とノウハウが生かせるのではないかと考えています。

低コストで手間をかけず導入できるオンラインコミュニケーションを、あなたのオフィスでもぜひ始めてみませんか？