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2020年12月10日　オフィスコミュニケーションコラム

面倒な席替えがカンタンに?!　密集する自席から離れよう

電話機のタイプを要チェック！　「LANケーブルで繋ぐ電話機」がポイント

オフィスで使われるビジネスフォンですが、その電話機、似たような見た目なのに、繋ぐ配線が通常の“電話線”のタイプと“LANケーブル”のタイプがあることをご存じですか。

単純に配線の種類が違うだけというわけではなく、働き方が多様化している昨今のオフィスでは、「LANケーブルで繋ぐ電話機」に多くのメリットがあります。

緊急事態宣言解除後、通常出社に戻っている企業も多くありますが、COVID-19の第三波への危機感が強まってる中、オフィスでの働き方を改めて検討せざるを得ない状況になっているのではないでしょうか。

そこで今回のコラムでは、オフィスのレイアウトをどう考えたらいいか、そして先述のLANケーブルで繋ぐ電話機はどのように活用できるのかを考えてみたいと思います。

出社しなければいけない、だけど大掛かりなシステム導入に踏み切れない、そんな方にぜひ読んでいただきたい内容です。

オフィスでよくみる島型レイアウトの場合、一般的な机のサイズ（幅1200mm、奥行700mm）では、横の人同士の間隔は約1.2ｍ、向かいの人との距離は、約1.4～1.6ｍといわれています。

ウイルス感染防止策としては、2ｍ以上のソーシャルディスタンスが必要とされていますから、これではオフィス内は密状態です。

島型レイアウトで、2ｍ以上の距離を保とうとすると、このようなイメージです。

確かにこれならソーシャルディスタンスは保てていますが、出社人数を半分以下にしなければ成立しません。この状態を保つためにローテーション勤務を目指したとしても、固定席だと、自分の業務と隣の人、向かいの人とスケジュールを調整しなくてはならなくなるため、現実的には難しいのではないでしょうか。

そこで考えてみたいのが、席替えやレイアウト変更です。

スペース的に机を移動させるのは難しいという場合には、業務の内容に応じて席替えをするという方法があります。

たとえば、部署内で在席時間が長い人（電話の一時応答をしたり、デスクトップを使って業務を行う人）と、在席時間が短い人（会議や外出などが多い人）がいるのであれば、席替えを行うことで密になる時間を少しでも減らすことができますよね。

また、レイアウトの変更ができるのであれば、机を移動させ距離をとったり、ノートPCだけで業務を行えるのであれば、一時的にセミナールームなどふだん使わない空間を利用したり、毎日出社する状況でも可能な限り身体的距離を保つ工夫が必要です。

とはいっても、席替えもレイアウト変更もいざ実行するとなると意外と大変なものです。なぜなら、それぞれの社員が使っている電話機やPCの配線を整理するという面倒なことが避けられないからです。

そこでおススメしたいのが、冒頭に登場したLANケーブルで繋ぐ電話機、すなわちIP多機能電話機です。

席替えやレイアウト変更をするとき、通常の電話線タイプの電話機だと、配線を引き直す必要があります。なぜなら、違う配線につないでしまうと、それまで使っていた内線番号が変わってしまうからです。

なので、その都度業者を呼んで作業をしてもらうというのが一般的ですが、手間もコストもかかりますし、何より時間がかかりますよね。

その一方、IP多機能電話機なら、LANケーブルを差し替えるだけで大丈夫なのです。自分で電話機を移動させて、近くにあるスイッチングハブにLANケーブルをさすだけで、これまで通りの内線番号で使うことができます。

自分の電話機のLANケーブルを抜いて…

移動先の席で、持ってきた電話機のLANケーブルを入れるだけ

つまり、配線のことを気にすることなく、自分の荷物を持って席を移動するだけ。カンタン・スピーディに席替えができるというわけです。

残念ながら今使っている電話機がIP多機能電話機でない場合は、ビジネスフォンの入れ替えや電話機端末の追加をする際に、この話を思い出していただければと思います。

ここまでは、従来の日本のオフィスに合った、１人１台の電話機利用を想定しての話でした。

しかし、先の見えないCOVID-19禍では働き方の変化に柔軟に対応することは不可欠であり、固定費削減の観点からオフィス面積を縮小させるという傾向があります。

そこで、改めて注目されているのが、フリーレイアウトオフィスです。フリーレイアウトオフィスなら、電話機も1人1台ではなく、共有端末を利用すると効率的です。

IP多機能電話機なら、電話機に自分のID・パスワードを入力することで、自分の内線番号として立ち上がるログイン機能を搭載しています。

これなら電話機を持ち運ぶことなく、席に着いたらデスクにある共有電話機を使って業務を行えます。

テレワークや時差出勤、フリーレイアウトオフィスなど、働き方が多様化していきますが、従来の働き方を一気に変えるのはなかなか難しいでしょう。

一歩ずつ、できることから、可能な方法で、ウイルス対策と働き方の変化を考える…NECプラットフォームズでは御社に今必要なオフィス環境をともに考え提案いたします。ぜひお気軽にお問い合わせください。